비용절감ㆍ업무능률 향상 'u페이퍼리스' 구현 활발
문서 전자화ㆍ통합 콘텐츠관리 솔루션 시장 급부상
문서 전자화ㆍ통합 콘텐츠관리 솔루션 시장 급부상
■ 전자문서
최근 저탄소 녹색성장 바람과 함께 페이퍼리스(Paperless), 즉 종이문서 없는 기업환경에 대한 관심이 커지고 있다. 하지만 아직까지 기업들이 사용하는 종이문서는 생각 이상으로 많다.
u페이퍼리스코리아포럼이 지난해 말 발표한 자료 따르면, 30개 국내 기업을 대상으로 한 전자문서 이용실태 조사 결과, 기업의 연간 용지 사용금액은 평균 7억원 이상인 것으로 나타났다. 조사대상 기업들은 복사용지 5700만원, 출력용지 1800만원, 양식지 6억8700만원 등 연간 평균 7억2200만원을 용지사용에 지출하고 있다. 이를 직원 1인당 사용금액으로 환산하면 약 19만원에 달한다.
또 기업 내 주된 문서관리체계는 수기결재와 전자결재 병행이 50.0%로 전자결재 및 전자문서 중심(43.3%)보다 6.7%p 높은 것으로 나타났으며, 전자결재 비율이 낮은 이유는 대면결재 선호가 24.1%, 시스템 성능 미흡이 17.2%, 인식 부족이 13.8%로 조사됐다. 사내 전자문서화율은 평균 53.4%으로 조사됐는데, 외부에서 접수한 종이문서를 스캐닝한 후 모두 관리한다는 응답이 24.1%, 일부만 관리한다는 응답이 37.9%로 나타났다.
막대한 종이 사용은 기업의 비용 낭비와 함께 환경 파괴로 이어진다는 점을 주목할 필요가 있다. 예를 들어 A4용지 100만장을 만들기 위해서는 30년 이상 된 원목 100그루 이상이 필요하다. 100그루의 나무는 1년에 최대 10톤의 이산화탄소를 흡수할 수 있는 능력을 갖고 있다.
종이문서 없는 기업환경이 중요한 것은 환경문제 때문만이 아니다. 페이퍼리스는 기업의 경쟁력 향상과 직결될 수 있다. 이 때문에 개인 PC는 문서 저장기능을 없애 문서 작성만 할 수 있도록 하고 정리가 끝난 문서를 중앙서버에 저장시키는 등 강력하게 페이퍼리스화를 구현하는 기업들이 나타나고 있다. 또 유사하거나 중복된 문서 제거에 나서는 기업들도 있다. 포스코의 경우 유사ㆍ중복문서를 제거해 전체 문서의 76%를 줄이는 성과를 거두고 있다. 또 전자문서화를 하게 되면 문서 흐름을 실시간으로 관리해 문서 유출 가능성을 줄일 수 있다. 이와 함께 전자문서화를 통해 문서 활용성을 크게 높일 수 있다. 포스코의 경우 문서혁신 이후 정보공유 환경이 적극적으로 변해 문서활용수가 7배 가까이 늘어났다.
팽정국 u페이퍼리스코리아포럼 의장은 "원가를 줄이고 업무의 능률과 생산성을 높여 기업의 경쟁력을 강화할 수 있는 핵심 경영이슈의 하나가 u페이퍼리스로 경영환경을 개선하는 것"이라고 말하기도 했다.
이처럼 다양한 성과를 거둘 수 있는 전자문서화 작업은 크게 종이문서를 전자화하는 것과 전자화된 문서를 제대로 관리하는 것으로 이뤄진다.
종이문서를 전자문서로 바꾸기 위해서는 광학식문서판독기(OCR) 등이 필요하다. 디오텍이 공급하는 애비사의 OCR 솔루션인 `플렉시캡쳐'는 비정형 서식 문서에 대한 지능형 문서 인식이 가능하다. 문서의 인쇄체와 필기체 문자 인식 엔진을 내장했으며, 다양한 서식을 자동으로 분류하는 기능을 갖춰 별도의 수작업을 통한 문서 분류 및 데이터 삽입 과정이 필요 없어 시간과 비용을 절감할 수 있다.
각종 문서양식을 전자문서화 해 원천적으로 종이문서를 만들지 않는 것도 매우 중요하다.
PDF 솔루션 기업인 유니닥스, 이파피루스 등의 이폼(eform) 솔루션은 종이문서를 만들지 않고도 각종 업무를 처리할 수 있도록 한다.
유니닥스의 `이지PDF 폼시스템'은 업무상에서 반복적으로 사용되는 종이서식 대신 정보 입력, 문서 보관, 문서 관리를 위해 PDF의 인터랙티브 서식 기반 전자문서를 사용하는 솔루션이다. 이 솔루션을 도입하면 종이서식과 동일한 모습의 직관적인 PDF 기반의 전자서식에 직접 정보를 입력하고 이를 그대로 PDF로 생성, 보관함으로써 업무 프로세스를 간소화하고 종이문서 보관, 관리와 관련된 원자재, 인력, 창고에 들어가는 관리비용을 절약할 수 있다. 이 솔루션은 행정안전부의 G4C 민원서비스, 현대카드ㆍ현대캐피탈의 전자문서 시스템을 포함해 공공, 금융 등 다양한 분야에 적용되고 있다.
이파피루스의 리얼 페이퍼리스는 문서를 작성하는 시작단계부터 종이가 발생하지 않게 한다. 이파피루스는 종이문서의 완전한 대체, 종이문서와 동일한 법적 효력 확보, 종이문서와 같거나 더 나은 사용자 편의성을 리얼 페이퍼리스의 필수 조건으로 설정하고, 그에 맞는 솔루션을 개발, 제공하고 있다. 지난해 9월 서울시 노원구 19개 동에 구술전자민원신청서비스 시스템 구축을 완료하면서 리얼 페이퍼리스 기반의 전자문서 시스템을 선보였다. 대민 업무 담당자가 이폼 기반의 전자서식에 직접 입력한 내용을 민원 신청인이 양방향 모니터로 확인하고, 전자서명 패드에 서명해 신청 과정을 마치므로 기존 시스템처럼 종이로 된 민원신청서가 발생하지 않는다.
기업콘텐츠관리(ECM) 솔루션의 도움을 받으면 전자화된 수많은 문서를 제대로 관리해 기업의 경쟁력을 배가시킬 수 있다.
가트너, IDC 등에 따르면, 기업이 보유한 문서 중 80%가 비정형화된 상태이다. 이 중 42%는 여전히 종이문서이고, 79%의 회사가 2개 이상의 저장소를 가지고 있는 등 관리 환경이 갖춰지지 않는 상태이다. 이 때문에 직원들은 업무 시간의 30%를 연관된 정보를 찾는데 허비하고 있다.
아이디에스앤트러스트, 유니온앤이씨와 같은 기업들이 제공하는 ECM은 기업 내에서 발생하는 모든 종류의 정형 및 비정형 문서 등을 생성하고 배포하는 전 과정을 관리할 수 있으며, 기업용 애플리케이션과 연동돼 기업 내 비즈니스 프로세스까지 포괄한다.
아이디에스앤트러스트가 ECM 기반으로 개발한 `와이즈원3.1'은 그룹웨어, 지식관리시스템(KMS), 블로그, 메신저 등의 모든 콘텐츠를 지식화해 통합적으로 관리한다. 또 클라우드 서비스를 제공하며, 최근에는 모바일 그룹웨어를 지원해 스마트폰으로 메일, 결재, 게시판, 일정관리 등 실시간 커뮤니케이션과 체계적인 업무 협업환경을 제공하고 있다.
유니온앤이씨의 `디딤스'는 조직 내ㆍ외부에 분산돼 있는 각종 정보 및 지식 콘텐츠를 언제, 어디서나 접근할 수 있도록 지원하는 통합 콘텐츠 관리 솔루션이다. 이 솔루션은 중앙집중과 지역분산 등 다중분산구성 방식을 제공하며, 이기종 운영환경을 지원한다.
또 소프트캠프의 `에스-워크 데이터센터 스위트'는 데이터 중앙화 기능은 물론 관리기능과 보안성을 강화했다. 이 솔루션은 기업 내 산출문서를 사용자의 PC에 저장하지 않고 중앙의 데이터 저장소로 강제 저장함으로써 기업의 일원화된 문서 관리 정책 하에 데이터를 관리할 수 있도록 지원한다. 기업은 이를 통해 정보 공유의 활성화, 전문 지식의 축적, 업무의 생산성과 연속성을 향상시킬 수 있다. 에스-워크 데이터센터 스위트는 데이터 중앙화를 통해 사용자 PC에 아무런 업무데이터를 남기지 않음으로써 사용자 PC를 통한 중요 정보 유출을 사전에 막고, 중앙의 데이터 저장소에 대한 사용자별 접근제어를 제공해 수준 높은 보안환경을 제공한다.
전문가들은 전체 디지털 정보의 85% 이상이 보안, 규정준수(Compliance), 기밀유지 등의 이유로 기업이나 정부기관에서 관리책임을 지게 될 것으로 보고 있으며, 정보자산의 관리가 기업 경영에서 차지하는 중요성이 더욱 높아질 것으로 전망하고 있다.
강동식기자 dskang@
최근 저탄소 녹색성장 바람과 함께 페이퍼리스(Paperless), 즉 종이문서 없는 기업환경에 대한 관심이 커지고 있다. 하지만 아직까지 기업들이 사용하는 종이문서는 생각 이상으로 많다.
u페이퍼리스코리아포럼이 지난해 말 발표한 자료 따르면, 30개 국내 기업을 대상으로 한 전자문서 이용실태 조사 결과, 기업의 연간 용지 사용금액은 평균 7억원 이상인 것으로 나타났다. 조사대상 기업들은 복사용지 5700만원, 출력용지 1800만원, 양식지 6억8700만원 등 연간 평균 7억2200만원을 용지사용에 지출하고 있다. 이를 직원 1인당 사용금액으로 환산하면 약 19만원에 달한다.
또 기업 내 주된 문서관리체계는 수기결재와 전자결재 병행이 50.0%로 전자결재 및 전자문서 중심(43.3%)보다 6.7%p 높은 것으로 나타났으며, 전자결재 비율이 낮은 이유는 대면결재 선호가 24.1%, 시스템 성능 미흡이 17.2%, 인식 부족이 13.8%로 조사됐다. 사내 전자문서화율은 평균 53.4%으로 조사됐는데, 외부에서 접수한 종이문서를 스캐닝한 후 모두 관리한다는 응답이 24.1%, 일부만 관리한다는 응답이 37.9%로 나타났다.
막대한 종이 사용은 기업의 비용 낭비와 함께 환경 파괴로 이어진다는 점을 주목할 필요가 있다. 예를 들어 A4용지 100만장을 만들기 위해서는 30년 이상 된 원목 100그루 이상이 필요하다. 100그루의 나무는 1년에 최대 10톤의 이산화탄소를 흡수할 수 있는 능력을 갖고 있다.
종이문서 없는 기업환경이 중요한 것은 환경문제 때문만이 아니다. 페이퍼리스는 기업의 경쟁력 향상과 직결될 수 있다. 이 때문에 개인 PC는 문서 저장기능을 없애 문서 작성만 할 수 있도록 하고 정리가 끝난 문서를 중앙서버에 저장시키는 등 강력하게 페이퍼리스화를 구현하는 기업들이 나타나고 있다. 또 유사하거나 중복된 문서 제거에 나서는 기업들도 있다. 포스코의 경우 유사ㆍ중복문서를 제거해 전체 문서의 76%를 줄이는 성과를 거두고 있다. 또 전자문서화를 하게 되면 문서 흐름을 실시간으로 관리해 문서 유출 가능성을 줄일 수 있다. 이와 함께 전자문서화를 통해 문서 활용성을 크게 높일 수 있다. 포스코의 경우 문서혁신 이후 정보공유 환경이 적극적으로 변해 문서활용수가 7배 가까이 늘어났다.
팽정국 u페이퍼리스코리아포럼 의장은 "원가를 줄이고 업무의 능률과 생산성을 높여 기업의 경쟁력을 강화할 수 있는 핵심 경영이슈의 하나가 u페이퍼리스로 경영환경을 개선하는 것"이라고 말하기도 했다.
이처럼 다양한 성과를 거둘 수 있는 전자문서화 작업은 크게 종이문서를 전자화하는 것과 전자화된 문서를 제대로 관리하는 것으로 이뤄진다.
종이문서를 전자문서로 바꾸기 위해서는 광학식문서판독기(OCR) 등이 필요하다. 디오텍이 공급하는 애비사의 OCR 솔루션인 `플렉시캡쳐'는 비정형 서식 문서에 대한 지능형 문서 인식이 가능하다. 문서의 인쇄체와 필기체 문자 인식 엔진을 내장했으며, 다양한 서식을 자동으로 분류하는 기능을 갖춰 별도의 수작업을 통한 문서 분류 및 데이터 삽입 과정이 필요 없어 시간과 비용을 절감할 수 있다.
각종 문서양식을 전자문서화 해 원천적으로 종이문서를 만들지 않는 것도 매우 중요하다.
PDF 솔루션 기업인 유니닥스, 이파피루스 등의 이폼(eform) 솔루션은 종이문서를 만들지 않고도 각종 업무를 처리할 수 있도록 한다.
유니닥스의 `이지PDF 폼시스템'은 업무상에서 반복적으로 사용되는 종이서식 대신 정보 입력, 문서 보관, 문서 관리를 위해 PDF의 인터랙티브 서식 기반 전자문서를 사용하는 솔루션이다. 이 솔루션을 도입하면 종이서식과 동일한 모습의 직관적인 PDF 기반의 전자서식에 직접 정보를 입력하고 이를 그대로 PDF로 생성, 보관함으로써 업무 프로세스를 간소화하고 종이문서 보관, 관리와 관련된 원자재, 인력, 창고에 들어가는 관리비용을 절약할 수 있다. 이 솔루션은 행정안전부의 G4C 민원서비스, 현대카드ㆍ현대캐피탈의 전자문서 시스템을 포함해 공공, 금융 등 다양한 분야에 적용되고 있다.
이파피루스의 리얼 페이퍼리스는 문서를 작성하는 시작단계부터 종이가 발생하지 않게 한다. 이파피루스는 종이문서의 완전한 대체, 종이문서와 동일한 법적 효력 확보, 종이문서와 같거나 더 나은 사용자 편의성을 리얼 페이퍼리스의 필수 조건으로 설정하고, 그에 맞는 솔루션을 개발, 제공하고 있다. 지난해 9월 서울시 노원구 19개 동에 구술전자민원신청서비스 시스템 구축을 완료하면서 리얼 페이퍼리스 기반의 전자문서 시스템을 선보였다. 대민 업무 담당자가 이폼 기반의 전자서식에 직접 입력한 내용을 민원 신청인이 양방향 모니터로 확인하고, 전자서명 패드에 서명해 신청 과정을 마치므로 기존 시스템처럼 종이로 된 민원신청서가 발생하지 않는다.
기업콘텐츠관리(ECM) 솔루션의 도움을 받으면 전자화된 수많은 문서를 제대로 관리해 기업의 경쟁력을 배가시킬 수 있다.
가트너, IDC 등에 따르면, 기업이 보유한 문서 중 80%가 비정형화된 상태이다. 이 중 42%는 여전히 종이문서이고, 79%의 회사가 2개 이상의 저장소를 가지고 있는 등 관리 환경이 갖춰지지 않는 상태이다. 이 때문에 직원들은 업무 시간의 30%를 연관된 정보를 찾는데 허비하고 있다.
아이디에스앤트러스트, 유니온앤이씨와 같은 기업들이 제공하는 ECM은 기업 내에서 발생하는 모든 종류의 정형 및 비정형 문서 등을 생성하고 배포하는 전 과정을 관리할 수 있으며, 기업용 애플리케이션과 연동돼 기업 내 비즈니스 프로세스까지 포괄한다.
아이디에스앤트러스트가 ECM 기반으로 개발한 `와이즈원3.1'은 그룹웨어, 지식관리시스템(KMS), 블로그, 메신저 등의 모든 콘텐츠를 지식화해 통합적으로 관리한다. 또 클라우드 서비스를 제공하며, 최근에는 모바일 그룹웨어를 지원해 스마트폰으로 메일, 결재, 게시판, 일정관리 등 실시간 커뮤니케이션과 체계적인 업무 협업환경을 제공하고 있다.
유니온앤이씨의 `디딤스'는 조직 내ㆍ외부에 분산돼 있는 각종 정보 및 지식 콘텐츠를 언제, 어디서나 접근할 수 있도록 지원하는 통합 콘텐츠 관리 솔루션이다. 이 솔루션은 중앙집중과 지역분산 등 다중분산구성 방식을 제공하며, 이기종 운영환경을 지원한다.
또 소프트캠프의 `에스-워크 데이터센터 스위트'는 데이터 중앙화 기능은 물론 관리기능과 보안성을 강화했다. 이 솔루션은 기업 내 산출문서를 사용자의 PC에 저장하지 않고 중앙의 데이터 저장소로 강제 저장함으로써 기업의 일원화된 문서 관리 정책 하에 데이터를 관리할 수 있도록 지원한다. 기업은 이를 통해 정보 공유의 활성화, 전문 지식의 축적, 업무의 생산성과 연속성을 향상시킬 수 있다. 에스-워크 데이터센터 스위트는 데이터 중앙화를 통해 사용자 PC에 아무런 업무데이터를 남기지 않음으로써 사용자 PC를 통한 중요 정보 유출을 사전에 막고, 중앙의 데이터 저장소에 대한 사용자별 접근제어를 제공해 수준 높은 보안환경을 제공한다.
전문가들은 전체 디지털 정보의 85% 이상이 보안, 규정준수(Compliance), 기밀유지 등의 이유로 기업이나 정부기관에서 관리책임을 지게 될 것으로 보고 있으며, 정보자산의 관리가 기업 경영에서 차지하는 중요성이 더욱 높아질 것으로 전망하고 있다.
강동식기자 dskang@
