가이드라인은 인사·노무 업무를 채용준비-채용결정-고용유지-고용종료 4단계로 나눠 각 단계별 준수사항을 안내한다. 첫째, 채용준비 단계에서는 개인정보를 최소한으로 수집해 안전하게 관리하기 위한 계획을 수립한다 채용 전형 시 입사지원자가 불필요한 개인정보를 제출하지 않도록 사전에 안내해 최소한의 개인정보 처리를 한다.
합격여부는 당사자에게 직접 통보해 불필요한 노출을 방지하고, 채용여부 확정 후 채용서류는 반환하거나 온라인 제출로 반환이 어려운 경우 등에는 지체 없이 파기한다. 채용시험 점수의 열람 요청 시 특별한 사정이 없는 한 열람을 허용해야 하며, AI(인공지능) 등 완전히 자동화된 시스템으로 채용전형 진행할 때는 정보주체가 요구하는 경우 해당 시스템에 의한 결정에 대해 채용 담당자 등이 검토해 결과를 설명하도록 했다.
둘째, 채용결정 단계에서는 근로자 명부, 임금대장 등 법령상 의무준수를 위해 필요한 경우 해당 법령근거를 안내하고 개인정보를 수집해야 한다. 인사발령·교육·복리후생·연봉계약·근무성적평가 등 근로계약 체결·이행을 위해 필요한 최소한의 개인정보를 수집하고, 법령준수 및 단체협약·취업규칙·근로계약 체결·이행에 필요한 개인정보 이외의 수집은 개인정보 최소수집 원칙에 위배될 소지가 있음을 안내했다.
셋째, 고용유지 단계에서는 근로자 개인정보를 공개하려는 경우 원칙적으로 근로자 동의를 받아야 한다. 급여 등 개인정보 처리 위탁 시 교육·감독 등을 철저히 하고, 영업 양도·합병 등으로 근로자 개인정보 이전 시 이전 사실과 받는 자의 연락처 및 이전을 원하지 않는 경우 조치 방법 등을 알려야 한다.
디지털 장치 도입(변경·추가) 시에는 근로자 등 이해관계자에게 디지털 장치 도입 목적과 개인정보 처리내용 등을 설명한 후 의견을 청취한다. 근로조건별 복무관리 등 법령상 의무준수 및 근로계약 이행 등에 필요한 최소한의 범위 내에서 개인정보를 수집·이용한다.
CCTV 촬영범위 조정 등으로 개인정보 수집을 최소한으로 하고, 디지털 장치를 대체할 수 있는 수단을 마련한다. 개인정보처리방침을 통해 개인정보 처리내용을 근로자에게 공개하며, 안전성 확보에 필요한 조치를 수행해야 함을 안내했다. 아울러, 근로자의 개인정보 열람요구권 등 권리도 보장하고 근로자 개인정보 침해 등과 관련한 피해구제 방법을 안내했다.
넷째, 고용종료 단계에서는 퇴직으로 인해 개인정보가 불필요하게 된 경우 원칙적으로 복구 또는 재생되지 않는 방법으로 지체 없이 파기한다. 경력증명서 발급을 위한 개인정보는 보유기간을 공식적으로 정해 개인정보처리방침에 작성·공개한다. 인사정책 수립목적으로 퇴직자 인사정보가 필요한 경우 익명 또는 가명처리 후 통계 등의 형태로 이용할 수 있음 등을 안내했다.
개인정보위와 고용노동부는 인사·노무 업무담당자 등이 현장에서 지침(가이드라인)을 적극적으로 활용할 수 있도록 각 홈페이지와 개인정보보호포털 등에 공개하고 온·오프라인 교육과 홍보를 병행해나갈 예정이다.
고학수 개인정보위 위원장은 "그간 산업계, 시민단체, 전문가 등 여러 이해관계자들과 함께 많은 논의와 연구를 거쳐 인사·노무 분야 개인정보보호 가이드라인을 마련했다"면서 "앞으로도 사회환경과 근로환경 변화 등을 고려해 필요에 따라 제도개선을 지속적으로 추진하겠다"고 밝혔다. 팽동현기자 dhp@dt.co.kr
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