보관쉽고 찾기 간편..종이사용량 크게줄어
인터넷시대가 되도 변하지 않은 것 중 하나는 -적어도 아직까지는- 주변에 종이가 널려있다는 것이다. 얼마나 많은 서류철과 박스와 서랍이 오래된 세금납부서류, 애완동물 접종 기록, 오래 전에 기한이 끝난 제품 보증서로 채워져 있는가. 그런데도 진짜 필요한 서류는 찾기가 힘들다. PC가 그런 정보를 관리하는데는 도움이 안되는 것일까.
PC로 서류를 관리하는 방법은 두 가지다. 하나는 파일을 넣어두는 디지털 캐비넷처럼 서류를 스캔한 후 PC에 넣어 보관하는 것이다. 또다른 방법은 도서관의 분류카드식으로 무엇을 어디에 뒀는지 정리해 놓는 것이다. 윈도 사용자들이 매킨토시보다는 선택의 폭이 다양하다.
나는 윈도 XP를 탑재한 델의 인스피리언 노트북과 휼렛패커드의 스캔젯(ScanJet) 3500c 스캐너를 이용해 문서관리 프로그램들을 테스트해 봤다.
우선 디지털 파일 캐비넷(Digital File Cabinet)은 인터넷(www.runningmansoftware.com)에서 27달러에 다운로드 받을 수 있는 프로그램. 이 제품은 자동차나 가구처럼 일반적인 카테고리로 나눠진 폴더 리스트를 제공하는데, 이 리스트는 쉽게 변형시켜 쓸 수 있다. 각각의 폴더는 몇 개씩의 관련된 서브 카테고리를 갖고 있다.
서류를 프로그램 속에 스캐닝 하는데는 약간 시간이 걸리지만 작업하기는 쉽다. 예를 들어 20 페이지 분량의 세금 관련서류라면 20분 정도가 걸린다. 여러 장의 서류는 페이지1, 페이지2로 자동 분류된다. 만들어진 파일은 내 컴퓨터 어디에든 드래그 앤 드롭으로 저장시킬 수 있다. 검색할 때 파일 이름을 쳐도 되고, 키보드에 작업을 할당시켜 놓은 특정파일은 키보드만 눌러도 된다.
역시 인터넷(www.scansoft.com)에서 99.99달러에 살 수 있는 페이퍼포트 디럭스(PaperPort Deluxe) 8.0은 기능이 좀더 향상된 제품이다. 디지털 파일 캐비넷보다 훨씬 세련됐으며, 사용설명서가 좀더 확실하고, 파일 찾기나 설명 붙이기처럼 재치있는 기능들도 제공한다.
여러 장의 서류를 보관할 때는 각각의 페이퍼를 독립된 파일처럼 스캔한 후 연관된 파일들을 그룹으로 묶어놔야 하는데, 쉽긴 하지만 지루한 작업이다. 몇 년 전에 산 선풍기의 사용설명서와 보증서를 스캔했는데, 나중에 프린트를 해봤더니 글씨를 읽을 수 없었다. 스캔 할 때 문제가 생긴 거였다. 페이퍼포트는 엄지손톱 크기로 스캔 결과를 보여주기 때문에 서류를 스캔할 때는 잘못된 것을 몰랐다. 다시 스캔을 해보니 문제는 없었다.
페이퍼포트의 단점이 있다면, 대부분의 파일들이 이미 정해진 포맷으로 저장된다는 것이다. 다음달 출시될 페이퍼포트는 PDF 포맷의 모든 파일을 그대로 보관할 수 있도록 개선된다.
인터넷시대가 되도 변하지 않은 것 중 하나는 -적어도 아직까지는- 주변에 종이가 널려있다는 것이다. 얼마나 많은 서류철과 박스와 서랍이 오래된 세금납부서류, 애완동물 접종 기록, 오래 전에 기한이 끝난 제품 보증서로 채워져 있는가. 그런데도 진짜 필요한 서류는 찾기가 힘들다. PC가 그런 정보를 관리하는데는 도움이 안되는 것일까.
PC로 서류를 관리하는 방법은 두 가지다. 하나는 파일을 넣어두는 디지털 캐비넷처럼 서류를 스캔한 후 PC에 넣어 보관하는 것이다. 또다른 방법은 도서관의 분류카드식으로 무엇을 어디에 뒀는지 정리해 놓는 것이다. 윈도 사용자들이 매킨토시보다는 선택의 폭이 다양하다.
나는 윈도 XP를 탑재한 델의 인스피리언 노트북과 휼렛패커드의 스캔젯(ScanJet) 3500c 스캐너를 이용해 문서관리 프로그램들을 테스트해 봤다.
우선 디지털 파일 캐비넷(Digital File Cabinet)은 인터넷(www.runningmansoftware.com)에서 27달러에 다운로드 받을 수 있는 프로그램. 이 제품은 자동차나 가구처럼 일반적인 카테고리로 나눠진 폴더 리스트를 제공하는데, 이 리스트는 쉽게 변형시켜 쓸 수 있다. 각각의 폴더는 몇 개씩의 관련된 서브 카테고리를 갖고 있다.
서류를 프로그램 속에 스캐닝 하는데는 약간 시간이 걸리지만 작업하기는 쉽다. 예를 들어 20 페이지 분량의 세금 관련서류라면 20분 정도가 걸린다. 여러 장의 서류는 페이지1, 페이지2로 자동 분류된다. 만들어진 파일은 내 컴퓨터 어디에든 드래그 앤 드롭으로 저장시킬 수 있다. 검색할 때 파일 이름을 쳐도 되고, 키보드에 작업을 할당시켜 놓은 특정파일은 키보드만 눌러도 된다.
역시 인터넷(www.scansoft.com)에서 99.99달러에 살 수 있는 페이퍼포트 디럭스(PaperPort Deluxe) 8.0은 기능이 좀더 향상된 제품이다. 디지털 파일 캐비넷보다 훨씬 세련됐으며, 사용설명서가 좀더 확실하고, 파일 찾기나 설명 붙이기처럼 재치있는 기능들도 제공한다.
여러 장의 서류를 보관할 때는 각각의 페이퍼를 독립된 파일처럼 스캔한 후 연관된 파일들을 그룹으로 묶어놔야 하는데, 쉽긴 하지만 지루한 작업이다. 몇 년 전에 산 선풍기의 사용설명서와 보증서를 스캔했는데, 나중에 프린트를 해봤더니 글씨를 읽을 수 없었다. 스캔 할 때 문제가 생긴 거였다. 페이퍼포트는 엄지손톱 크기로 스캔 결과를 보여주기 때문에 서류를 스캔할 때는 잘못된 것을 몰랐다. 다시 스캔을 해보니 문제는 없었다.
페이퍼포트의 단점이 있다면, 대부분의 파일들이 이미 정해진 포맷으로 저장된다는 것이다. 다음달 출시될 페이퍼포트는 PDF 포맷의 모든 파일을 그대로 보관할 수 있도록 개선된다.
