전자기록 본격 이관 원년… `전자정부 3.0` 완성한다

올 2004년 생산 250만건 이관… 내년엔 9% 증가 예상
'국가기록원 NEO 포맷' 개발로 시스템 통합 체계 구현
정부기관 방문 않고도 기록 열람… 연내 모바일서비스

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전자기록 본격 이관 원년… `전자정부 3.0` 완성한다

국가기록원

올해는 2004년 정부가 전자정부를 표방한 이후 생산해 온 전자기록을 국가기록원으로 본격 이관하는 원년으로, 종이기록시대를 마감하고 전자기록시대를 여는 분기점이다. '공공기록물 관리에 관한 법률'에 따라 10년이 지난 2004년 생산 전자기록물을 행정자치부 국가기록원으로 이관하는 첫 해이기 때문이다. 전자기록이 이관되면 디지털 기록정보의 가독성 및 신뢰성이 확보돼 정부기관을 직접 방문하지 않고도 기록을 열람하거나 복사할 수 있게 된다. 국가기록원은 이관과 보존에 있어 종이기록에 비해 기술적 어려움이 많은 전자기록의 온전한 이관을 위해 관련 제도와 표준, 시스템 등을 꾸준히 준비해 왔다. ◇올해 이관대상 전자기록 약 250여만건= 올해 국가기록원에 이관되는 전자기록은 중앙부처 본부 및 특별지방행정기관 등 174개 기관이 2004년 생산한 약 250만여 건이다. 전자기록은 종이기록 보다 이관·보존의 편의성과 활용성이 월등히 높지만, 해결해야 할 기술적 문제가 많다. 전자적으로 만들어지는 기록 중에는 특정 소프트웨어가 있어야만 읽을 수 있는 경우가 있고, 무엇보다 계속되는 기술혁신으로 관련 기술을 사용하지 않게 되면 파일을 열어보는 것조차 어려워지기 때문에 이에 대비한 투자와 노력을 계속해야 한다.

종이문서는 기안문에 결재자가 서명하고 관인을 찍어 날인하면 생산이 완료되고, 이를 이관하기 때문에 무결성이나 진본성 논란이 발생할 소지가 거의 없다. 그러나 전자문서는 다르다. 컴퓨터 모니터를 통해 보는 전자결재한 문서의 모양이나 서식은 종이문서와 다르지 않지만, 기안과 검토, 결재에 관여한 사람이 속한 기관과 부서, 직위 등의 본인 인증정보와 기안과 결재행위 정보, 그리고 관인날인 정보 등이 전자적으로 처리되어 생산이 완료된다.

따라서 이관도 문서 이미지와 별도로 존재하는 이러한 제반 인증정보가 함께 묶여 있는 상태로 이관되어야 비로소 온전히 완료된 것으로 볼 수 있는데 올해부터 이관되는 전자기록은 모두 문서 이미지와 관련 정보로 구성돼 있다. 연간 250만건은 종이기록 30건을 1권으로 환산하면, 약 8만권이 넘는 분량이다. 또 전자정부가 본격화된 이후 정부기관들이 모든 의사결정 사안을 전자결재로 처리하는 추세여서 국가기록원이 이관 받아 보존할 전자기록은 매년 늘어날 전망이다. 실제로 2016년에 이관 받게 될 2005년 생산 전자기록은 약 9%가 증가한 272만 건 이상일 것으로 예상된다.

전자기록 본격 이관 원년… `전자정부 3.0` 완성한다


◇전자기록 이관, 행정한류 수출 한 몫= 우리나라는 전자정부 분야에서 그 선도적 위치를 UN에 의해 국제적으로 인정받아 왔다. 공공분야의 전자기록은 전자정부의 기반으로 전자적으로 기록돼 유통되는 공공정보 없이는 전자정부가 성립될 수 없다. 전자기록의 안정적인 이관과 보존은 전자정부 완성의 전제조건이라고 할 만큼 핵심적인 사업이다.

미주, 유럽 등의 주요 국가에서도 이미 오래 전부터 정부 분야에서 전자기록을 생산·유통하고 있다. 미국은 국립기록관리청에 전자기록 전담조직인 ERA (Electronic Records Archives)를 설치하고 약 10년 전부터 연방정부가 생산하는 전자기록의 이관과 보존 관리를 위해 많은 예산을 투입해 온 것으로 알려져 있다. 영국과 호주의 국가기록원도 전자기록 관리를 위한 정책 수립에 노력해 왔다. 영국이 2004년부터 구축하기 시작한 전자기록 포맷정보 데이터베이스(PRONOM)에는 1000여종이 넘는 전자기록 포맷 종류에 대한 상세정보가 담겨 있다. 그러나 영국은 문서생산시스템과 연결이 안 돼 있다.

우리나라 국가기록원도 대체로 이들 국가들과 같은 시점에 국제 표준, 학계의 우수 연구성과를 참고하여 한국의 행정 현실에 맞는 전자기록의 이관 및 보존 정책을 수립해 시행해 왔다. 우리나라 국가기록원은 전자기록을 특정 소프트웨어에 구애받지 않고 읽을 수 있도록 국제표준화기구가 제정한 ISO 19005-1 표준에 따라 PDF/A를 사용하는 문서보존포맷으로 변환하고, 이를 다시 전자문서와 각종 관련 인증정보를 함께 묶어 장기보존포맷으로 변환하는 '국가기록원 NEO(National Electronic records Object) 포맷'을 개발·운용하고 있다.

선진 주요 국가들이 이번 우리나라 전자기록 본격 이관에 관심을 집중하는 이유는 기록을 생산하는 전 부처의 업무관리시스템(OnNara System)과 기록관리시스템(RMS: Records Management System), 그리고 국가기록원의 중앙영구기록관리시스템(Central Archives Management System)을 연계해 기록의 생산과 이관, 보존이 함께 처리되는 시스템적 통합 체계를 구현했기 때문이다.

◇모바일 등 첨단 기록서비스로 전자정부3.0 완성= 올해 전자기록 이관이 완료되면 기록정보 포맷 등 다양한 전자기록정보 관련 전문분야가 국가기록 관리의 핵심 분야로 부각될 전망이다. 디지털 기록포맷, 진본성 보장, 정보보안 등 전자기록 장기보존 지원기술은 관련 산업분야 발전에 크게 기여할 것으로 기대된다. 한편 국가기록을 활용하려는 국민 입장에서도 본격적인 전자기록 시대는 많은 변화를 가져 올 전망이다. 최근 한국정보화진흥원이 실시한 '2014년 전자정부서비스 이용실태조사'에 따르면, 국민의 59%가 모바일 전자정부서비스를 이용한 것으로 조사됐다. 이제 기록을 열람하거나 복사하기 위해 정부기관을 직접 방문해야 하는 일이 더 이상 필요 없게 되는데, 이를 위한 기술적 과제들이 완성돼 가고 있다. 현재는 PC기반으로 국가기록물이 공개되지만 모바일로도 준비 중으로 연내 가능해질 것이라는 게 국가기록원의 관측이다.

심화영기자 dorothy@

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