온라인 자동화 처리 가능…연 100억 비용 절감 효과
■ 헬로 #메일, 굿바이 페이퍼
(4) 샵메일, 어디에 쓰이나
기존까지 대학에 편입학을 하기 위해서는 증명서 신청, 발급여부 검토, 직접 출력, 수령이라는 복잡한 단계를 거쳐야 했다. 특히 원격지에서 우편을 사용하는 경우에는 등록에 소요되는 시간이 더 늘어난다.
이를 해결하기 위해 정부는 기존 종이문서로 처리되던 대학교 편입에 필요한 대학교증명서와 각종 관련 서류를 전자문서로 제출할 수 있는 샵메일과 전자문서 유통 기반의 편입 지원 시스템을 민간사업자와 함께 구축됐다.
이전까지 대부분 국내 대학의 편입 관련 구비서류는 이전대학 성적증명서, 졸업(재학)증명서, 특정학과의 경우 자격증 관련 증명서가, 국외 편입의 경우 지원 이유서, 편입학이력서, 유학시험 성적관련 증명서, 재류자격인정증명서 등이 필요해 지원과정에 많은 구비서류를 직접 또는 우편으로 발송해야했다. 특히 이전대학 증명서 발급 방법은 학교 서비스센터나 무인증명발급기를 통해야 했다. 기존 시스템에도 인터넷으로 증명서를 발급 받는 방법이 있지만, 이 증명서를 다시 편입학 지원 학교에 보내는 것은 우편을 통해야 하는 등 불편함이 존재했다.
대학에서는 온라인 전자문서 관련 유통서비스를 도입해 증명서 발급부터 유통에 이르는 전 과정에 대한 절차를 간소화해야 하는 요구가 있었다. 특히 이용자에게 편의성을 제공, 다양한 증명서의 수령처와 연계를 통한 신규서비스 창출을 할 수 있다는 점에서 전자문서 유통서비스를 추진했지만 이 과정에서 각종 전자서류에 대한 공신력을 책임질 수 있는 안전장치가 필요했다.
이같은 환경에서 정부는 샵메일을 활용해 편입학 시 필요한 각종 증명서류의 발급 및 제출을 온라인에서 지원하고 전자문서의 위변조를 방지 할 수 있는 온라인 자동화 처리 시스템을 추진하게 됐다.
관련서류 유통이 온라인 자동화 처리 시스템으로 전환돼 편입생들은 관련 서류 오프라인 제출에 따른 비용 및 불편이 줄어들고, 대학에서는 종이문서 처리와 문서 보관에 따른 비효율성을 없앨 수 있었다. 특히 증명서류의 위변조 위험을 제거하고 관련 업무에 소요되는 시간도 단축됐다.
국내 편입생 평균 지원자 수는 연간 40여만명으로 업계에서는 전자문서 전환에 따른 편입학 과정에서 절감액이 우편비용, 교통비용, 문서보관 및 관리비용 등에서 연 100억원 가량 절감했다고 추정하고 있다.
국내 주요 대학에 편입학관련 전자문서 서비스를 제공하고 있는 최명수 디지털존 이사는 "현재 200여개 이상의 국내 대학에 관련 서비스를 제공하고 있으며 비용과 시간적인 측면, 업무효율성에서 학교와 학생 모두 만족도가 높다"며 "특히 샵메일을 통해 문서위변조, 관련 서류 제출 등을 인증할 수 있기 때문에 전자화에 대한 불안감도 없앴다"고 말했다.
이형근기자 bass007@
▶이형근기자의 블로그 바로가기
(4) 샵메일, 어디에 쓰이나
기존까지 대학에 편입학을 하기 위해서는 증명서 신청, 발급여부 검토, 직접 출력, 수령이라는 복잡한 단계를 거쳐야 했다. 특히 원격지에서 우편을 사용하는 경우에는 등록에 소요되는 시간이 더 늘어난다.
이를 해결하기 위해 정부는 기존 종이문서로 처리되던 대학교 편입에 필요한 대학교증명서와 각종 관련 서류를 전자문서로 제출할 수 있는 샵메일과 전자문서 유통 기반의 편입 지원 시스템을 민간사업자와 함께 구축됐다.
이전까지 대부분 국내 대학의 편입 관련 구비서류는 이전대학 성적증명서, 졸업(재학)증명서, 특정학과의 경우 자격증 관련 증명서가, 국외 편입의 경우 지원 이유서, 편입학이력서, 유학시험 성적관련 증명서, 재류자격인정증명서 등이 필요해 지원과정에 많은 구비서류를 직접 또는 우편으로 발송해야했다. 특히 이전대학 증명서 발급 방법은 학교 서비스센터나 무인증명발급기를 통해야 했다. 기존 시스템에도 인터넷으로 증명서를 발급 받는 방법이 있지만, 이 증명서를 다시 편입학 지원 학교에 보내는 것은 우편을 통해야 하는 등 불편함이 존재했다.
대학에서는 온라인 전자문서 관련 유통서비스를 도입해 증명서 발급부터 유통에 이르는 전 과정에 대한 절차를 간소화해야 하는 요구가 있었다. 특히 이용자에게 편의성을 제공, 다양한 증명서의 수령처와 연계를 통한 신규서비스 창출을 할 수 있다는 점에서 전자문서 유통서비스를 추진했지만 이 과정에서 각종 전자서류에 대한 공신력을 책임질 수 있는 안전장치가 필요했다.
이같은 환경에서 정부는 샵메일을 활용해 편입학 시 필요한 각종 증명서류의 발급 및 제출을 온라인에서 지원하고 전자문서의 위변조를 방지 할 수 있는 온라인 자동화 처리 시스템을 추진하게 됐다.
관련서류 유통이 온라인 자동화 처리 시스템으로 전환돼 편입생들은 관련 서류 오프라인 제출에 따른 비용 및 불편이 줄어들고, 대학에서는 종이문서 처리와 문서 보관에 따른 비효율성을 없앨 수 있었다. 특히 증명서류의 위변조 위험을 제거하고 관련 업무에 소요되는 시간도 단축됐다.
국내 편입생 평균 지원자 수는 연간 40여만명으로 업계에서는 전자문서 전환에 따른 편입학 과정에서 절감액이 우편비용, 교통비용, 문서보관 및 관리비용 등에서 연 100억원 가량 절감했다고 추정하고 있다.
국내 주요 대학에 편입학관련 전자문서 서비스를 제공하고 있는 최명수 디지털존 이사는 "현재 200여개 이상의 국내 대학에 관련 서비스를 제공하고 있으며 비용과 시간적인 측면, 업무효율성에서 학교와 학생 모두 만족도가 높다"며 "특히 샵메일을 통해 문서위변조, 관련 서류 제출 등을 인증할 수 있기 때문에 전자화에 대한 불안감도 없앴다"고 말했다.
이형근기자 bass007@
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