<실리콘밸리=SVNEWS.COM(본사특약)>일상생활은 물론 사업에서 음성 사서함이 차지하는 비중이 날로 높아가고 있다.
음성사서함은 직접 대화하지 않을 뿐이지, 다른 누군가와 메시지를 주고받기는 마찬가지. 국제 고객서비스 교육 전문 회사인 텔레폰 닥터의 낸시 프라이드먼 사장이 소개하는 음성사서함 활용요령을 소개한다.
첫째, 상대방에게 음성 사서함을 남길 뜻이 있는지를 물어보지 않고, 바로 음성사서함으로 연결되도록 하는 것은 피하는 것이 좋다.
전화를 거는 사람 중에서는 보이스 메일을 남기고 싶어하지 않는 사람도 있을 수 있다.
둘째, "당신의 전화는 제게 매우 중요합니다"는 형식적인 메시지는 없애는 편이 낫다. 전화를 건 사람이 그렇게 중요하다면, 왜 전화를 직접 받지 않고 보이스 메일에 메시지를 남겨달라고 하겠는가. 셋째, 가능하면 인사 메시지는 자신의 목소리로 남기는 것이 바람직하다.
30초 정도 인사 메시지를 남기면 전화 건 사람들이 당신을 방해하고 있다는 부담감 없이 편안하게 메시지를 남길 것이다.
넷째, 직장에서는 전문인답지 않은, 장난스런 메시지는 남기지 않는다.
익살스런 메시지는 일반 가정의 보이스 메일에 남기는 걸로 족하다.
다섯째, "저는 지금 자리에 없습니다"라는 식보다 지금 어디에 있으며, 어떻게 연락 가능한지 등 실질적으로 도움을 줄 수 있는 메시지를 남기는 것이 좋다.
여섯째, 이미 시기가 지나버린 메시지는 없애 버린다.
2월까지 새해 인사를 남긴다거나 한여름이 다가오는데도 "화창한 봄입니다"라고 말하는 것은 우습다.일곱째, "전화를 받지 못해서 죄송합니다"라는 말은 필요 없다.
이미 전화를 건 사람은 당신이 전화를 받지 못할 상태라는 것을 알고 있다.
대신 언제 돌아온다거나 하는 쓸모 있는 정보를 남기는 편이 훨씬 낫다. 여덟째, 음성 메일에 전화번호나 주소, 숫자 등을 남길 때에는 서두르지 말아야 한다.
두 번 정도 천천히 불러주는 것이 좋다.
아홉째, 음성 사서함에 너무 긴 이야기를 늘어놓지 않는 것이 좋다.
상대방을 기다리는 다른 사람의 메시지가 많이 있을지 모른다.
마지막으로 전화를 걸어 보이스 메일이 나오면 메시지를 남기지 않고 그냥 끊어버리는 사람들이 있다.
누구에겐가 전화를 걸었으면 메시지를 남기는 것이 좋다.
음성사서함은 직접 대화하지 않을 뿐이지, 다른 누군가와 메시지를 주고받기는 마찬가지. 국제 고객서비스 교육 전문 회사인 텔레폰 닥터의 낸시 프라이드먼 사장이 소개하는 음성사서함 활용요령을 소개한다.
첫째, 상대방에게 음성 사서함을 남길 뜻이 있는지를 물어보지 않고, 바로 음성사서함으로 연결되도록 하는 것은 피하는 것이 좋다.
전화를 거는 사람 중에서는 보이스 메일을 남기고 싶어하지 않는 사람도 있을 수 있다.
둘째, "당신의 전화는 제게 매우 중요합니다"는 형식적인 메시지는 없애는 편이 낫다. 전화를 건 사람이 그렇게 중요하다면, 왜 전화를 직접 받지 않고 보이스 메일에 메시지를 남겨달라고 하겠는가. 셋째, 가능하면 인사 메시지는 자신의 목소리로 남기는 것이 바람직하다.
30초 정도 인사 메시지를 남기면 전화 건 사람들이 당신을 방해하고 있다는 부담감 없이 편안하게 메시지를 남길 것이다.
넷째, 직장에서는 전문인답지 않은, 장난스런 메시지는 남기지 않는다.
익살스런 메시지는 일반 가정의 보이스 메일에 남기는 걸로 족하다.
다섯째, "저는 지금 자리에 없습니다"라는 식보다 지금 어디에 있으며, 어떻게 연락 가능한지 등 실질적으로 도움을 줄 수 있는 메시지를 남기는 것이 좋다.
여섯째, 이미 시기가 지나버린 메시지는 없애 버린다.
2월까지 새해 인사를 남긴다거나 한여름이 다가오는데도 "화창한 봄입니다"라고 말하는 것은 우습다.일곱째, "전화를 받지 못해서 죄송합니다"라는 말은 필요 없다.
이미 전화를 건 사람은 당신이 전화를 받지 못할 상태라는 것을 알고 있다.
대신 언제 돌아온다거나 하는 쓸모 있는 정보를 남기는 편이 훨씬 낫다. 여덟째, 음성 메일에 전화번호나 주소, 숫자 등을 남길 때에는 서두르지 말아야 한다.
두 번 정도 천천히 불러주는 것이 좋다.
아홉째, 음성 사서함에 너무 긴 이야기를 늘어놓지 않는 것이 좋다.
상대방을 기다리는 다른 사람의 메시지가 많이 있을지 모른다.
마지막으로 전화를 걸어 보이스 메일이 나오면 메시지를 남기지 않고 그냥 끊어버리는 사람들이 있다.
누구에겐가 전화를 걸었으면 메시지를 남기는 것이 좋다.
