[알아봅시다] 스마트오피스로의 변화 이끄는 `C·E·O`

클라우드 - 전자문서 - 오픈좌석
기업 업무 효율성 높이는 '3총사'
복합기 연동 '클라우드 팩스' 선봬
종이문서 관련 업무 0%로 줄여
유연한 공간활용·창의성 향상 효과


'사무실에서 내 자리가 없어졌다.' 정년퇴직을 앞둔 40~50대 이상의 직장인에게는 등골이 오싹한 이야기지만, 스마트오피스를 도입한 기업에 다니는 직장인에게는 놀랄 일이 아닙니다. 대부분 스마트오피스는 업무에 따라 이동하며 일을 하는 오픈 좌석 시스템을 실행하고 있기 때문입니다. 자리를 오래 지키는 것이 중요한 '워크 하드'가 아닌 효율적으로 근무하는 '스마트 워크'가 도입되면서 직장인의 업무환경이 빠르게 변하고 있습니다. 고정된 좌석에 앉거나 정해진 시간에 근무해야 하는 기존 시스템이 커뮤니케이션과 잠재력 향상에 비효율적인 업무환경이라는 분석이 나오면서 변동좌석제나 유연근무제 등의 새로운 시스템이 주목을 받고 있는 것이죠.

스마트오피스의 기본은 공간 제약을 받지 않고 언제 어디서나 업무를 볼 수 있는 환경과 시스템이 구축된 공간입니다. 시스템적으로는 클라우드(Cloud), 전자문서(Electronic document), 오픈 좌석(Open seat), 즉 'C·E·O'가 갖춰지면 스마트오피스가 가능합니다.

◇ 클라우드(Cloud)= 클라우드 서비스는 스마트오피스를 구축하는 첫 번째 요건입니다. PC, 모바일을 통해 접속할 수 있는 가상의 공간인 클라우드 서비스는 업무에 필요한 모든 문서를 저장할 수 있고, 자유롭게 업로드, 내려받기가 가능합니다. 외근 시 PC가 없어 내부 문서를 확인할 수 없었던 과거와 달리 어느 곳에서도 클라우드에 접속만 하면 원하는 문서를 확인할 수 있어 불편함을 줄일 수 있습니다. 또 클라우드는 저장 용량에 한계가 있었던 PC와 달리 원하는 만큼의 용량을 구매해서 사용할 수 있기 때문에 대용량의 이미지, 영상, 파일 등을 저장할 수 있어 업무에 큰 도움이 되고 있습니다.

클라우드 서비스는 대부분 기업에서 사용하고 있는 복합기와 연계될 때 기존보다 한층 더 향상된 업무 환경을 지원합니다. 대표적인 예로 커뮤니케이션 컨설팅 기업 한국후지제록스는 최근 스마트오피스를 위한 '클라우드 팩스 서비스'를 선보였습니다. 이 서비스를 활용하면 수신한 팩스가 종이로 출력되지 않고 전자문서로 자동 변환돼 후지제록스 '워킹폴더'로 저장이 됩니다. 검색기능을 사용해 필요한 팩스문서를 검색할 수 있고, 외근 중에도 언제 어디서나 모바일 단말기로 '워킹 폴더'에 접속해 신속하게 팩스내용을 확인할 수 있습니다. 또 스팸 팩스들을 클라우드 서버상에서 즉시 삭제할 수 있어 불필요한 출력비용을 줄이는 효과를 가지고 옵니다.

◇ 전자문서(Electronic document)=내부 문서를 일일이 철을 해서 파일로 보관하던 시절이 있었습니다. 그 당시에는 철편을 하는 것이 최선이었지만 지금에서 보면 그것만큼 비효율적인 업무가 없어 보이죠. 전자문서 솔루션은 종이문서와 관련된 비효율적인 업무를 0%로 줄이고 최소의 인력 투입으로 최대의 결과를 창출할 수 있는 스마트오피스 시행을 위한 기본 시스템입니다. 페이퍼 워크가 많은 것으로 유명한 공공기관들도 비용감축과 업무 효율성 효과를 동시에 창출하기 위해 전자문서화를 도입하며 종이 문서 업무를 줄이고 있습니다.

교통안전공단은 전자문서 솔루션을 도입한 이후, 종이문서를 관리하는데 소모되는 비용과 시간을 제로로 만들었습니다. 자동차정비소에서 기기정도검사를 받을 때 작성해야 하는 검사신청서를 전자서명 시스템으로 교체한 후에 검사신청서를 출력하고 편철을 하는 등 수작업으로 진행됐던 업무를 없앨 수 있었습니다. 한국승강기안전관리원도 검사 인원 대비 검사해야 할 승강기 수가 가파르게 늘어가는 상황을 반영해 작년 12월 스마트워크 검사시스템을 구축, 검사성적서를 전자우편으로 발송하도록 교체했습니다. 검사성적서를 일일이 출력해 우편으로 발송해야 했던 업무를 전송 버튼을 한 번 클릭하는 것으로 해결한 것입니다.

◇ 오픈좌석(Open seat)=직장인에게 '자리'가 갖는 의미는 매우 큽니다. 자리를 지키는 일이 내 존재 이유를 증명하는 것과 같기 때문입니다. 하지만 최근 몇 년 사이에 기존 업무 방식을 좀 더 똑똑하게 개선하기 위해 스마트워크를 도입하면서 오픈 좌석 시스템을 시행하는 기업들이 많아졌습니다. 오픈 좌석 시스템은 유연한 공간 사용과 업무 효율성 증대, 창의성 제고 등의 효과가 있습니다. 기업들이 임원실까지 없애면서 오픈 좌석 시스템을 실시하고, 스마트폰과 태블릿, PC 등 다양한 스마트 기기를 기반으로 한 업무를 진행하는 이유입니다.

포스코ICT는 오픈 좌석 시스템을 도입하고, 정보통신기술을 기반으로 커뮤니케이션과 협업을 수월하게 할 수 있는 시스템을 갖춰 업무 효율성을 높였습니다. PC 상에서 해당 인물을 클릭하면 회의를 소집할 수 있고, 인물의 프로필을 살펴보고 협업의 대상이 될 수 있을지 확인할 수 있는 등 오픈 좌석 시스템에서는 어려울 수도 있는 협업 부분을 컴퓨터 시스템을 통해 보완했습니다.

한화S&C도 최근 사옥을 이전하면서 스마트워크 콘셉트로 무선랜 인프라와 통합 커뮤니케이션 플랫폼을 구축하고 사무 공간의 효율성을 높인 변동좌석제를 시행했습니다.

김용석 한국후지제록스 전략사업본부 1마케팅실장은 "국내에서 스마트워크 시스템은 아직 걸음마 단계라고 할 수 있지만, 정부와 대기업을 중심으로 업무의 효율성을 중시하는 기업문화가 자리 잡으면서 스마트워크를 도입하는 사례가 늘고 있다"며 "후지제록스는 스마트워크에 최적화될 수 있는 서비스 및 솔루션을 지속적으로 출시, 스마트한 업무 환경을 조성하는데 일조할 것"이라고 말했습니다.

노재웅기자 ripbird@dt.co.kr

자료제공=한국후지제록스