[DT광장] 스마트워크시대와 문서관리서비스

스티브잡스는 "하지 말아야 할 것을 정하는 것은 할 일을 결정하는 것만큼 중요하다"고 말했다. 대다수의 기업이 '워킹 하드(Working Hard)'를 외치며 생산량을 늘리는 것만 중요하게 생각할 때 잡스는 일하는 과정에서 중요한 일을 선별해 핵심적인 일에만 집중할 수 있도록 했으며, 이는 곧 애플의 성공을 이끄는 원동력이 될 수 있었다.

최근에는 국내에도 애플과 같은 경영 이념을 지닌 기업들이 늘어나고 있다. 하루가 다르게 발전하고 있는 IT기술과 함께 맞물려 '스마트워크(SmartWork)'의 실현이 더욱 가시화되고 있는 것이다. 여기서 스마트워크란 워킹하드의 반대 개념으로 개인의 창의력을 살리고, 업무의 효율성을 높일 수 있도록 일과 생활의 균형을 맞춰 기업 경쟁력 향상을 도모하는 것을 말한다.

그렇다면 과연 기업들은 직원들의 스마트워크를 실현시킬 수 있는 환경을 제공하기 위해 어떤 노력을 해야할까. 여기서 우리는 지난 2007년부터 국내 시장에 본격적으로 도입되기 시작한 통합문서관리서비스(MPS)를 주목할 필요가 있다.

기업이 스마트워크를 실현하기 위해선 시간과 공간, 일 등 다양한 요소를 적절히 활용해 시너지 효과를 낼 수 있는 최적의 시스템을 구축해야 한다. 이 중에서 문서출력은 업무를 진행하는 사무환경에서 가장 큰 비중을 차지하고 있기 때문에 스마트워크의 실현은 이를 얼마나 효율적으로 관리하는가에 달려있다고 해도 과언이 아니다. 실제로 제록스의 조사결과에 따르면 직장인들은 하루 업무 시간의 70%를 문서 작업 및 커뮤니케이션에 소요하고 있으며, 출력기기 관련 서비스와 소모품을 기다리는 데 연간 488시간을 낭비한다고 한다.

이처럼 기업의 비즈니스 환경과 업무 효율성을 고려한 기업 출력 시스템은 꼭 필요한 것이지만, 대부분의 기업들은 문서출력의 구조가 어떻게 되는지, 비용은 얼마나 지출이 되는지 체계적인 관리가 힘든 상황이다. 따라서 업계에서는 이를 해결해줄 수 있는 방안으로 통합문서관리서비스(MPS) 꼽고 있다.

통합문서관리서비스(MPS)는 Managed Print Services의 약자로 아웃소싱을 통해 복합기의 설치부터 소모품 관리, AS까지 기업의 문서출력환경을 통합·관리하여 불필요한 낭비 요소를 제거하는 서비스를 말한다. 즉, 기업내 네트워크상에 있는 모든 전사적 장비를 등록함으로써 출력 장비의 자산 관리 및 출력 관리 데이터를 수집하는 것은 물론, 소모품 부족시 자동 주문을 통해 업무 지연까지 미연에 방지할 수 있는 문서관리솔루션이다. 특히 MPS는 기업의 업종 및 서비스 등 출력 환경에 따라 각기 다른 맞춤형 솔루션을 선택해 이용할 수 있어 기업의 출력 비용 절감과 업무 생산성을 향상을 동시에 꾀할 수 있다.

과거 문서출력을 위해 각각의 다른 기기로 존재하던 복사기와 프린터가 하나의 네트워크로 시스템화되면서 기업 경쟁력 향상의 도구로 활용되고 있다.

문서관리 컨설팅 기업 후지제록스는 이보다 한 단계 더 진화한 '차세대 MPS(Next Generation Managed Print Services)'를 선보이고 있다. 이 서비스는 문서사용량 등 정량적 분석 뿐 아니라 1:1 인터뷰와 서베이 등 정성적 분석을 통해 종이문서가 어떤 목적으로 출력되고 공유되며, 어떤 방식으로 누구에게 배포되는지 알 수 있다. 이를 통해 비효율적인 업무 프로세스를 개선할 수 있으며, PC와 태블릿, 스마트폰 등 다양한 플랫폼에서 생성된 문서를 원활하게 공유·저장·변환할 수 있는 환경을 제공해 업무 효율성을 극대화 했다.

각 기업들은 저마다 2015년 을미년을 맞아 올 한해 경영화두를 던지며 결의를 다지고 있다. 조직원을 위해 워크 스마트를 실현하는 것은 좋으나, 이를 성공적인 시스템으로 안착시키기 위해서는 단순히 솔루션을 적용시키거나 디바이스를 활용하는 것이 아닌 공간, 커뮤니케이션에 중점을 두고 통합된 환경을 제공해야 한다. 최신 디바이스를 전 직원에 나눠주고, 시스템을 활용한다고 해서 직원들의 생산성을 향상시키거나 기업문화를 변화 시킬 수는 없다. 실제 업무 생산성과 효율성에 가장 밀접한 영향을 끼치는 조직 구성원들간의 원활한 협업과 의사결정, 정보 및 지식 공유가 활발히 이뤄지는 조직 문화를 만들어야 할 것이다.

양희강 한국후지제록스 영업본부장