[알아봅시다] `문서처리 전 과정의 전자화`사업

시스템 확장성 고려 개방형으로 전환

행정기관 평균 전자결재율 98%
2005년엔 80여 산하기관도 참여
기록관리업무 실시간 전환도 추진


'문서처리 전 과정의 전자화' 사업은 참여정부 전자정부 로드맵 과제 31개 중 하나로, 문서의 생산에서부터 이관ㆍ보존에 이르기까지 문서처리의 전 과정을 전자화하고, 공공기관과 민간기관을 포함한 전 행정기관에 전자적으로 문서를 유통하기 위한 체계를 구축하는 프로젝트입니다.

행정기관에서는 전자문서 처리와 유통과 관련, 지난 2002년 12월 사무관리규정을 개정해 문서의 전자적인 처리를 의무화했고, 이에 따라 58개 중앙행정기관과 250개 지방자치단체가 전자문서시스템을 도입했습니다. 또 654개 기관이 정부전자문서유통지원센터를 이용해 전자적으로 문서유통을 실시해 오고 있습니다.

행정자치부가 발간한 전자정부 백서에 따르면 지난 2006년 6월을 기준으로 행정기관의 평균 전자결재율은 98.2%, 전자문서 유통률은 97.3%로 안정화된 이용률을 보이고 있습니다. 이는 지난 2002년 전자결재율 92.6%, 전자문서 유통률 82.3%에 비해 크게 높아진 수준입니다.

정부는 이 사업을 통해 전자적 문서처리와 문서유통 범위를 행정기관과 자치단체뿐만 아니라 산하기관과 공공기관까지 단계적으로 확대하기로 하고, 사업을 추진해 가고 있습니다. 지난 2005년에는 표준 전자문서시스템을 사용하는 80여 정부 산하기관까지 문서유통 범위를 확대했으며, 대상 확대에 따른 시스템 확장성과 부하 등을 고려해 문서유통 방식을 개방형 표준으로 전환하는 등 기능을 개선했습니다.

지난해부터는 비표준전자문서시스템 사용기관과, 전자문서시스템을 사용하지 않는 기관으로도 범위를 확대하고, 관련한 시스템 보안도 강화해 가고 있습니다.

전자문서유통체계를 고도화하면 행정기관과 공공기관 사이에도 전자적인 문서유통이 가능해짐에 따라, 비용과 처리시간이 훨씬 줄어들고, 행정기관별로 구축한 행정정보시스템과 전자문서시스템의 결재기능을 연계함으로써 이중작업을 막을 수 있는 등 업무편의성이 높아지는 효과를 얻을 수 있습니다. 정부전자문서유통지원센터 이용기관은 2005년 550개에서 2006년 6월 현재 654개 확대 운영되고 있습니다.

정부는 앞으로도 유통 기반기술에 개방형 국제표준을 공공기관과 민간기관까지 적용해 안정성 있는 전자문서 유통체계를 마련하고, 관련 법과 제도 개선도 동시에 추진해 나갈 계획입니다.

문서처리 전 과정의 전자화 사업에서 중요한 비중을 차지하는 것이 바로 기록물관리체계 구축 프로젝트입니다.

정부는 공공기관의 기록물 수립과 보존, 폐기, 활용, 정보공개 등 기록관리와 관련한 전 과정을 자동화하고 표준화하는 사업을 진행하고 있습니다. 이를 통해 범정부 차원의 기록검색체계를 구축함으로써 기록물 활용을 극대화하기 위한 작업도 진행 중입니다. 이 사업을 통해 사후관리에 중점을 두었던 기록관리를 업무처리 과정에서 실시간으로 기록하도록 전환하는 것도 추진되고 있습니다.

2003년에는 공공기관의 기록물 전자적 처리 의무화에 따라 2004년까지 708개 대상기관 중 582개 기관(56개 중앙행정기관, 132개 특별지방행정기관)에 자료관시스템을 보급했습니다. 또 2005년에는 기록물관리체계 혁신을 위한 정보화전략계획을 수립, 정부기능분류체계(BRM)와 기록물분류체계를 통합하고 연계하는 방안을 마련하고, 전자기록환경에 부합하는 기록관리 프로세스를 재설계했습니다. 이를 기반으로 지난해에는 각 행정기관의 기록관에서 활용할 수 있는 기록관리시스템 표준모델을 도입하고, 시스템을 개발했습니다. 이와 함께 국가기록원을 중심으로 중앙기록관리시스템 구축사업을 추진했습니다.

올해는 정부업무관리시스템 및 국가기록원 중앙기록관리시스템과의 연계, 기록관리시스템의 고도화 등을 추진하고, 하반기에는 중앙행정기관을 대상으로 새로운 개념의 기록관리시스템을 확산하는 데 이어 2008년 이후에는 지방자치단체와 공공기관으로도 확대해 나갈 계획입니다.

1990년대 초반부터 추진해온 행정정보의 전자화 사업에도 불구하고 여전히 병존하고 있는 종이대장을 폐지해 전자대장으로 일원화하기 위한 작업도 문서처리 전 과정의 전자화 사업의 한 갈래로 진행되고 있습니다. 법정대장의 전자화 및 관리상태에 대해 전수조사를 해 2005년에는 문서대장 관리개선방안을 수립했습니다. 약 565가지의 법정대장 중 전자화돼 있는 대장은 약 49%(276종)이고, 이 중 전자대장으로 일원화된 경우는 31%(85종)로, 대부분 전산처리와 종이대장으로 이중 관리되고 있습니다. 전자화가 마무리됐으나 종이원장 또는 출력문서를 별도 보관하고 있는 191종(69%)의 문서대장은 올해까지 전자대장으로 일원화하고, 전자화가 되지 않은 문서대장 289종 중 전자화가 가능한 문서대장 123종(43%)은 소관부처별로 추진계획을 수립해 올해까지 단계적으로 추진할 계획입니다. 이와 함께 영구보존문서의 종이문서 보존규정을 전자원장만으로도 가능하도록 국가기록물관리법 개정 등을 병행해 추진할 예정입니다.

안경애기자 naturean@