무심코 연 메일탓 시스템 올스톱
IT시스템 장애로 업무혼선 가중
원격근무때 보안·문서공유 만족
안전·편의 갖춘 솔루션 속속 도입
IT시스템 장애로 업무혼선 가중
원격근무때 보안·문서공유 만족
안전·편의 갖춘 솔루션 속속 도입
코로나 시대, 비대면 업무·협업이 일상화된 가운데 문서의 허점을 이용한 보안사고가 이어지자, 기업들이 문서공유와 보안을 동시에 만족시키는 업무환경 구축에 속속 나서고 있다. 보안에 아무리 많은 투자를 해도 한번의 실수가 악성코드나 랜섬웨어 감염으로 이어지는 만큼, 기업들은 문서를 보되 다운로드가 불가능하고, 사진촬영이나 화면캡처, 인쇄 등을 제한하는 솔루션을 속속 도입하고 있다.
효성그룹은 직원들이 원격근무 상황에서 사내 문서중앙화 시스템과 그룹웨어에 있는 회사 주요 정보에 안전하고 편리하게 접근할 수 있도록 문서뷰어를 적용했다. 직원들은 회사 밖에 있더라도 PC와 모바일 기기에 다운로드 할 필요 없이 문서를 안전하게 확인할 수 있어 편의성과 안전성이라는 '두 마리 토끼'를 잡을 수 있게 됐다.
신세계아이앤씨도 재택근무나 외부 근무 상황에도 모바일 그룹웨어에 접속해 각종 첨부 문서를 다운로드 없이 열어볼 수 있도록 문서뷰어를 도입했다. 직원들은 별도의 DRM(디지털저작권관리) 전용 뷰어 앱을 설치할 필요 없이 모바일 그룹웨어에서 원하는 문서를 선택하면 바로 내용을 볼 수 있다. 개인으로서는 편하게 문서를 확인할 수 있고, 회사로서는 문서가 다운로드 되지 않아 각종 문서유출 위험을 줄일 수 있다.
신한금융그룹은 이메일 시스템에 문서뷰어 기능을 적용했다. 직원들은 이메일 첨부파일을 다운로드 하기 전에 문서뷰어를 통해 미리보기를 할 수 있다. 이를 통해 무심코 다운로드 한 문서 때문에 악성코드나 랜섬웨어가 실행되는 문제를 사전 차단할 수 있다. 이와 비슷한 시도로 코오롱은 사내에서 모바일 메신저를 통해 주고받는 문서를 다운로드하지 않고 읽기 전용으로 안전하게 확인할 수 있도록 했다. 혹시 있을 수 있는 문서 보안문제를 예방하기 위한 조치다.
한화토탈은 사내 제안활동 관리 솔루션에 첨부문서 뷰어 기능을 적용, 문서가 모바일 기기에 저장되지 않도록 함으로써 내부 데이터가 유출될 가능성을 원천 차단했다. KT는 협력사 등 외부로부터 받은 자료에 대한 요청·접수·피드백·폐기 등을 관리하는 자료관리시스템에 문서뷰어 기능을 적용했다. 이를 통해 중요한 기술자료나 아이디어의 유출을 막는 안전장치를 마련했다.
전자문서 솔루션 기업 사이냅소프트 관계자는 "최근 비대면 업무 문화가 확산되면서 원격근무 환경에서도 빠르고 안전하게 문서를 열람할 수 있도록 공공기관과 기업에서 문서뷰어를 도입하는 사례가 늘고 있다"면서 "아래아한글, MS 오피스, PDF 등 다양한 포맷의 문서를 다운로드하지 않고, 크롬, 엣지, 사파리 등 다양한 웹 브라우저에서 미리보기 할 수 있어 다운로드로 인한 문서 유출, 랜섬웨어 공격 등을 사전 차단해 주는 게 강점"이라고 밝혔다. 이어 "문서 내 매크로와 스크립트 비활성화로 악성코드나 랜섬웨어 감염을 차단해 주고, 워터마크 기능을 통해 사진 촬영이나 화면 캡처를 막아줄 뿐 아니라 비인가자의 URL 접근이나 인쇄를 제한하는 등 원격근무·협업 시 필요한 보안기능을 갖추다 보니 코로나19 팬데믹 이후 수요와 도입문의가 크게 늘었다"고 강조했다.
안경애기자 naturean@dt.co.kr
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