AIA생명은 한국후지제록스와 손잡고 구축한 '통합문서관리센터(Total Document Center, TDC)'로 임직원들이 문서작업에 대한 번거로움을 덜고, 생명보험사 본연의 핵심업무에 집중할 수 있는 환경이 조성됐다고 보고 있다.
통합문서관리센터는 필요 설비와 함께 편집ㆍ교정 디자이너를 포함한 다수의 인쇄 전문가(Document Advisor, DA)가 상주하며, AIA생명의 모든 문서와 인쇄물 관련 업무 전반에 대해 통합 관리하는 역할을 수행한다.
인쇄전문가들은 모든 부서에서 필요로 하는 다양한 종류의 인쇄물 제작물 관련 전문 서비스를 제공하고 있으며, 원하는 인쇄물의 제작 요청을 접수하고 편집에서부터 인쇄ㆍ검수ㆍ수정 그리고 차후 최종 승인과 발행 등 전 제작과정을 통합 운영하고 있다.
30장이든, 3천 장이든 물량에 상관없이 자체 제작을 통해 모든 과정을 소화하기 때문에 시간은 물론, 비용 절감이 용이하다. 인쇄물을 실제 배포해야 하는 영업현장과 이를 검수해야 하는 법무와 홍보 등 내부 심의 부서 간 소통도 통합문서관리센터가 원스톱으로 진행한다.
AIA생명은 이를 위해 '디자인 헬프 데스크'도 운영 중이다. 디자인 헬프 데스크는 제작물에 대한 회사 내부 심의 결과를 실시간으로 각 부서에 공유해 디자인 교정과 승인 및 제작 과정의 비효율적인 프로세스를 개선한다. 과다 제작되는 인쇄물에 대한 낭비를 줄이고 즉각적인 영업활동을 지원할 수 있다.
아울러 체계적인 데이터베이스를 구축해 인쇄 제작물의 실수요에 근거해 인쇄물을 발주해 관리한다. 발주 누락 및 중복 발주 등의 업무 혼선을 막아 불필요한 업무 시간을 단축했다. 검증된 데이터에 기반 한 다각적 운영 보고를 통해 지속적으로 업무 개선 방안을 제안함으로써 최적의 문서 커뮤니케이션 환경을 제공한다.
AIA생명 차태진 대표는 "통합문서관리센터 구축은 단순한 일회성 비용 절감을 넘어 문서 커뮤니케이션 전반의 프로세스 개선을 통한 업무 생산성 및 효율성 향상을 목표로 한다."며, "AIA생명은 앞으로도 임직원들과 설계사들이 본연의 업무에만 집중할 수 있도록 투자를 아끼지 않을 것"이라고 말했다.
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