100인치 전자칠판·태블릿 활용…도시계획위 회의 불편 개선
스마트러닝 및 전자문서회의시스템 전문기업 이지피티테크(thatsgood.com 대표 한상범)가 최근 용인시청에 전자문서회의솔루션을 납품했다고 21일 밝혔다. 이 솔루션은 회의자료를 확대하거나 메모하는 등의 기능이 특히 필요한 도시계획회의를 종이 없이도 성공적으로 할 수 있게 해준다.
기존 용인시의 도시계획위원회 회의는 다양한 형태의 표와 도면이 포함된 파워포인트 문서를 많이 사용하는데, 이때 30여 명의 위원들은 빔프로젝트 화면을 보면서 발표자나 질의자가 레이저포인터를 활용해 설명하는 방식이었다. 이 경우 빔프로젝터의 화면에 나타난 도면의 일부를 설명하는데 도면의 크기가 작고 레이저포인터로 지목할 때 손이 떨리고 흔들려 정확하게 해당 내용을 설명하기가 어려웠다. 여러 사람이 다양한 의견을 개진하는데도 명료하게 전달하지 못하는 불편함이 있었다. 종이자료의 양이 많아 이를 제본해 배포하는 일도 많은 시간과 적잖은 비용이 소요됐다.
용인시 도시행정팀은 정확한 의사전달과 종이사용에 따른 비효율적 회의문화를 바꾸기 위해 100인치 전자칠판과 30여 대의 터치 태블릿을 활용해 이지피티테크의 전자문서회의솔루션을 구축했다. 여러 차례에 걸쳐 사용하면서 불편한 UI를 개선하고 낮은 사양에서도 도면을 포함한 회의자료가 원활하게 동작하도록 했다.
이번에 개선된 내용은 작은 단말기 화면에서도 회의자료를 가리지 않고 쉽게 페이지 이동을 하도록 기존 제스처 방식을 개선했고 아이콘 크기를 크게 만들어 레이저포인트를 대신해 발표자의 커서 위치를 표시하는 '붉은 색의 발표자커서'를 표기해 정확한 위치를 지목하는데 쉽게 했다. 스크롤 바를 생성해 수십 페이지의 문서를 쉽게 이동할 수 있게 했다. 전자칠판을 최대한 활용하기 위해 발표자가 쉽게 발표를 할 수 있도록 함으로써 기능뿐 아니라 최신 시스템의 활용을 높인 것이 특징이다.
특히, 작은 화면에서 특정한 부분을 부각시켜 집중적으로 협의를 해야 하는 부분에 있어서는 확대하고 판서를 해 발표자나 질의자가 어디를 설명하는지 더 명확하게 전달되도록 했다. 공동 마킹 기능을 활용하면 발표 중에 발표자의 이동 없이 누구나 마킹(판서)하며 같은 내용에 다른 색깔로 기록할 수 있어 빠른 이해와 회의진행이 가능하도록 보완했다. 진행자가 좀 더 편하게 참석자를 발표자로 지목할 수 있도록 버튼을 추가해 사용성을 개선했으며 빠른 운영을 위해 자주 사용하는 기능은 핫키를 통해 바로바로 동작하도록 했다.
이 시스템은 용인시 건축행정과 건축위원회 인허가 심의에도 사용된다. 심의에는 A3 크기의 회의자료 150여 장 9권 정도를 20여 명의 위원들이 보면서 특정 페이지를 공유하며 질의나 토의로 회의를 진행하는데, 이지피티테크 시스템이 유용하게 활용될 것으로 기대하고 있다. 용인시 건축 관련 부서가 이 시스템을 사용하면서 연간 많은 양의 종이를 절약해 예산 절감 뿐 아니라 회의시간을 15% 이상 단축하는 효과를 가져와 시민들에게 더 좋은 행정서비스를 제공할 수 있을 것으로 기대된다.
한편, 이지피티테크는 지난해 출시된 7인치 LCD 전자명패표출시스템과 연동해 전자문서회의솔루션에 입력한 참석자명단을 자동으로 불러와 전자명패에 표출할 수 있도록 했다.한상범 대표는 "고객의 회의문화를 먼저 이해하고, 그 해결책을 찾다 보니 더 완성도 높은 솔루션이 되었다"며, "전국 각 시도 각종 위원회에서도 쉽게 사용할 수 있도록 기능 개선에 최선을 다하겠다"고 말했다. 한 대표는 "이번 제품을 12인치 스마트패드와 결합해 대폭 할인된 금액으로 도입할 수 있도록 특판도 실시한다"고 밝혔다. 문의 www.thatsgood.com 02-867-0007
이규화 선임기자 david@
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