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[알아봅시다] 클라우드 기반 전자문서서비스

SW형태 사스형… 프로그램 없이 기본 플랫폼만 설치하면 OK
문서수정 최소화 '업무효율↑·비용절감'
개인 계정 통해 데이터 서버 접속방식
교재·기업문서 등 모든 종이문서 대체
페이퍼리스 시대 핵심서비스로 급부상 

심화영 기자 dorothy@dt.co.kr | 입력: 2015-08-17 19:09
[2015년 08월 18일자 18면 기사]

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[알아봅시다] 클라우드 기반 전자문서서비스


별도 저장장치가 없어도 온라인상에서 언제든 데이터에 접근할 수 있는 '클라우드'가 확산되면서 기업 업무환경이 빠르게 변하고 있습니다. 특히, 소프트웨어 형태로 제공되는 서비스형 소프트웨어(SaaS, Software as a service, 사스(SaaS)형 전자문서)는 기본 플랫폼만 설치하면 프로그램을 직접 설치하지 않아도 원하는 서비스를 필요한 만큼 내려받아 사용할 수 있어 관련 산업 또한 규모가 커지고 있습니다. 기업 입장에서는 클라우드 업무환경으로 '비용절감'과 '업무효율 제고'라는 두 마리 토끼를 잡을 수 있게 된 셈입니다.

클라우드 업무환경이 구축된 사무실은 어떤 모습일까요. 가장 변화가 두드러지는 것은 '문서' 부분입니다. 종이 없는 사무실을 지향하며 등장한 전자문서는 서류 더미를 없애는데 기여 했지만, 좁은 활용범위, 문서 공유, 보안, 폐기 등 관리기능이 취약했습니다. 클라우드 기술은 이러한 전자문서의 한계점을 보완해줍니다. 문서 콘텐츠 제작부터 편집, 공유, 보안 등 사용자가 느껴왔던 기존 전자문서의 실질적 취약점을 해결해 사용 범위 또한 넓어질 것으로 기대됩니다.

◇언제, 어디서나 원하는 사람에게 전달 가능한 문서 서비스=사스형 전자문서는 모바일, PC 등 사용 기기에 관계없이 개인 계정을 통해 클라우드에 저장된 데이터 서버에 접속하는 방식으로 사용할 수 있습니다. 쉽게 말해, 개인기기에 필요한 콘텐츠를 내려받아 자유롭게 작성, 편집하는 방식입니다. 별도 프로그램을 설치하지 않아도 문서 내에서 동영상, 음악, 사진, 웹사이트 링크 등 다양한 요소를 쉽게 삽입할 수 있어 표현력을 강화한 자료를 만들 수 있습니다. 특히, 자료를 언제, 누구에게, 어느 시기까지 공유할 것인지 설정하고, 보안문서에 대해 접근 권한을 지정할 수 있어 기존 전자문서의 취약점을 해소했다는 평가를 받고 있습니다.

◇문서관리, 메뉴얼, 영업자료 등 다양한 분야 적용 가능=사스형 전자문서 서비스는 고객을 상대로 하는 다양한 산업에서 더욱 효과적으로 활용됩니다. 예를 들어, 고객에게 정확한 최신 정보를 제공해야 하는 보험사, 자동차회사, 은행 등은 상품출시, 관련 법률 개정, 개편사항에 따라 수시로 문서 내용을 변경해야 합니다. 고객 응대를 위해 인쇄한 다량의 문서나 카탈로그 등은 변경되는 내용이 있다면 언제라도 폐기물이 된다는 의미이기도 합니다. 이 과정에서 인쇄 비용이 낭비되는 것은 물론 업데이트가 빈번할 경우 최신자료를 찾기 어려워지는 등 체계적인 문서관리가 어렵게 됩니다.

일본 기업들은 3년 전부터 사스형 전자문서 서비스를 도입해 위와 같은 문제를 해결하고 있습니다. A보험사의 경우 보험 약관이 개정될 때마다 클라우드 상에서 해당 문서에 변경된 정보를 일괄적으로 수정, 배포하고 있습니다. 전국 대리점 영업사원은 문서를 다시 인쇄해야 하는 불편 없이 클라우드에 접속해 수정된 상품 카탈로그를 태블릿에 내려받아 고객에게 제공하고 있습니다. B자동차회사는 모터쇼 차량이미지를 3D 이미지화 하여 카탈로그에 담았습니다. 빽빽한 글자와 사진이미지가 전부였던 자동차 카탈로그에 멀티미디어 기능을 추가해 영업자료로 활용하고 있습니다. A, B사 모두 사스형 전자문서 서비스 도입으로 영업 실적을 크게 향상 시켰습니다.

◇페이퍼리스 시대 앞당기는 전자문서 서비스=국내 사스형 전자문서 서비스는 상용화 단계에 접어들었습니다. 일반적으로 기업 영업 분야에서 다양한 상품 판매를 위해 카탈로그로 활용하는 등 한정적으로 사용하고 있지만, 일부에서 교재, e-book, 기업 내·외부 문서 등 모든 '종이문서'를 대체할 수 있는 다양한 분야에 접목하려는 시도가 늘고 있습니다.

전자문서 서비스가 다양한 분야와 만난다면 장기적 관점에서 비용 절감은 물론 업무효율도 높일 수 있습니다. 수정된 기안서를 재출력하지 않고 결재할 수 있고, 제품 매뉴얼을 다시 배송하지 않아도 됩니다. 문서 수정, 공유의 번잡한 과정을 최소화 시켜 비효율적 대면보고를 줄이고, 해외에 흩어져 있는 직원들과도 손쉽게 자료를 공유하며 영상 회의를 가질 수 있을 것입니다.

에스넷시스템 관계자는 "종이를 전자문서로 대체하는 것 그 이상의 '페이퍼리스'시대가 시작되고 있다"며, "정부, 학계, 산업계가 클라우드 도입에 대한 공감대를 형성한 만큼 전자문서 외에도 사스형 서비스의 파급력이 더욱 높아질 것으로 보인다"고 전했습니다. 오는 9월 클라우드 법을 공식 제정해 국가적 차원에서 업계 육성에 나선 만큼, 사용자에게 실질적 이점을 제공하는 다양한 서비스가 탄생할 것으로 기대합니다.

심화영기자 dorothy@
도움말=에스넷시스템

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