초기 도입기업 시행착오 극복 과제
직원 업무프로세스 변화 관리 중요
직원 업무프로세스 변화 관리 중요
■ 스마트 모빌리티 이노베이션을 준비하자
4. 모바일 시대, 이렇게 준비하자
지난 2009년부터 일부 대형 기업과 기관을 중심으로 모바일 오피스 도입이 추진되기 시작했다. 이후 급속도로 도입이 확산돼 현재는 국내 30대 그룹은 물론, 중소기업까지 모바일 오피스를 적용하고 있다. 이런 과정에서 일부 기업은 모바일 오피스 도입에 따른 시행착오도 적지 않게 겪고 있다. 준비 없이 다른 기업이 도입한다고 해서 모바일 오피스를 따라 도입한다면 시행착오는 커지게 된다. 이같은 시행착오에 대비하기 위해 기업이나 기관은 전사적인 모빌리티 전략을 수립해야 한다.
스마트 워크 구현을 위해 일찍 모바일 오피스를 도입한 기업 중 일부는 시행착오가 적지 않은 고민거리다. 이들 기업은 앞서 도입한 만큼 시행착오 극복에도 앞서야 하는 상황이다. 이를 위해 전사 모빌리티 전략을 수립해야 한다.
모빌리티 전략은 크게 △단말기 도입 △업무 프로세스 변화관리 △보안 △리스크 관리 예방 등에 대해 마련돼야 한다.
우선 초기 도입 기업들이 가장 크게 겪고 있는 문제는 단말기 선택에 따른 시행착오이다. 초기 도입 기업들은 국내 스마트폰 출시가 활성화되기 이전에 전사 모바일 오피스를 도입했다. 실제 아모레퍼시픽과 코오롱그룹은 윈도모바일 운영체제(OS) 기반, 포스코는 블랙베리 기반의 스마트폰을 단말기로 채택했다.
그러나 이들 기업은 최근 들어 사용률이 높아지고 있는 아이폰과 안드로이드 OS 기반으로 단말기를 대거 교체하고 있다. 이 과정에서 일부 기업은 단말기 교체 비용을 개인이 부담해야 하는 복잡한 상황이 발생하기도 했다.
또 하나 고려해야 할 사항은 모바일 오피스 도입에 따른 업무 프로세스의 변화에 대한 관리이다. 최근 모바일 들어 오피스 도입은 1단계인 그룹웨어 적용을 넘어 점차 핵심 업무 영역으로 확대되고 있다. 핵심 업무가 모바일로 구현될 경우, 그에 따른 업무 프로세스의 변화도 많아지게 된다. 그러나 업무 프로세스가 변화됐음에도 불구하고 업무를 처리하는 사용자들의 인식이 변화되지 못하면 비용 낭비에 불과하게 된다.
따라서 모바일로 구현된 핵심업무를 효율적으로 처리하기 위해서는 해당 업무를 담당하는 직원을 대상으로 변화관리가 이뤄져야 한다. 사용자가 쉽게 업무를 처리할 수 있도록 사용자 편리성이 높아질 경우 변화관리는 자연스럽게 이뤄질 수도 있다.
한 대기업의 업무혁신 담당 임원은 "단순히 그룹웨어를 모바일로 구현하는 것은 큰 의미가 없다"며 "새로운 비즈니스 가치를 창출할 수 있는 활용법을 찾은 후에 본격적인 도입에 나설 것"이라고 말했다.
모바일 오피스 도입에 따른 보안 정책도 중요하다. 보안 정책으로 단말기에 들어있는 데이터에 대한 삭제, 잠금, 인증 등 가장 기초적인 관리체계에 대한 방안 수립이 필요하다. 여기에 추가적으로 기존 내부 정보시스템에 적용하고 있는 관리체계까지 확장해 적용해야 한다.
최근에는 보안 수준을 유지하면서 사용자 편의성을 높이기 위한 방안도 제시되고 있다. 단말기에 설치된 데이터와 애플리케이션을 개인용과 업무용으로 구분해 방화벽을 설치하자는 것이다. 이를 통해 사용자 단말기의 특정 영역에 대해서는 기업의 보안관리 정책을 적용하지만, 그 외 데이터와 애플리케이션에 대해서는 사용자가 자유롭게 쓸 수 있다.
이외에 리스크 기반 단말기 관리 정책도 수립돼야 한다. 이 역시 모바일 단말기 사용자의 편의성을 보장하면서 관리 정책을 강화할 수 있도록 마련돼야 한다. 예를 들어 모바일 단말기에 모니터링 솔루션을 설치해 보안정책에 어긋나는 지를 파악하는 것이다. 이 솔루션은 기업 내 관리시스템과 지속적으로 데이터를 주고받아 보안을 위협하는 애플리케이션이 설치됐는지, 중요한 데이터가 외부로 유출됐는지 등을 모니터링 할 수 있게 해준다.
김정욱 액센츄어 전무는 "이제 기업들은 단순히 그룹웨어를 구현하기 위해 모바일 오피스를 도입하고 있지는 않고 있다"며 "최근에는 모바일을 통해 좀 더 다양한 가치를 창출하기 위해 다양한 모빌리티 전략을 마련하기 시작했다"고 말했다.
신혜권기자 hkshin@
◆사진설명 : 모바일 오피스 도입에 따른 시행착오를 줄이기 위해서는 업무 프로세스 변화 관리 등 체계적인 전사 모빌리티 전략이 필요하다. 사진은 최근 포스코가 스마트 오피스 개념을 적용해 개조한 인재혁신실 모습.
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4. 모바일 시대, 이렇게 준비하자
지난 2009년부터 일부 대형 기업과 기관을 중심으로 모바일 오피스 도입이 추진되기 시작했다. 이후 급속도로 도입이 확산돼 현재는 국내 30대 그룹은 물론, 중소기업까지 모바일 오피스를 적용하고 있다. 이런 과정에서 일부 기업은 모바일 오피스 도입에 따른 시행착오도 적지 않게 겪고 있다. 준비 없이 다른 기업이 도입한다고 해서 모바일 오피스를 따라 도입한다면 시행착오는 커지게 된다. 이같은 시행착오에 대비하기 위해 기업이나 기관은 전사적인 모빌리티 전략을 수립해야 한다.
스마트 워크 구현을 위해 일찍 모바일 오피스를 도입한 기업 중 일부는 시행착오가 적지 않은 고민거리다. 이들 기업은 앞서 도입한 만큼 시행착오 극복에도 앞서야 하는 상황이다. 이를 위해 전사 모빌리티 전략을 수립해야 한다.
모빌리티 전략은 크게 △단말기 도입 △업무 프로세스 변화관리 △보안 △리스크 관리 예방 등에 대해 마련돼야 한다.
우선 초기 도입 기업들이 가장 크게 겪고 있는 문제는 단말기 선택에 따른 시행착오이다. 초기 도입 기업들은 국내 스마트폰 출시가 활성화되기 이전에 전사 모바일 오피스를 도입했다. 실제 아모레퍼시픽과 코오롱그룹은 윈도모바일 운영체제(OS) 기반, 포스코는 블랙베리 기반의 스마트폰을 단말기로 채택했다.
그러나 이들 기업은 최근 들어 사용률이 높아지고 있는 아이폰과 안드로이드 OS 기반으로 단말기를 대거 교체하고 있다. 이 과정에서 일부 기업은 단말기 교체 비용을 개인이 부담해야 하는 복잡한 상황이 발생하기도 했다.
또 하나 고려해야 할 사항은 모바일 오피스 도입에 따른 업무 프로세스의 변화에 대한 관리이다. 최근 모바일 들어 오피스 도입은 1단계인 그룹웨어 적용을 넘어 점차 핵심 업무 영역으로 확대되고 있다. 핵심 업무가 모바일로 구현될 경우, 그에 따른 업무 프로세스의 변화도 많아지게 된다. 그러나 업무 프로세스가 변화됐음에도 불구하고 업무를 처리하는 사용자들의 인식이 변화되지 못하면 비용 낭비에 불과하게 된다.
따라서 모바일로 구현된 핵심업무를 효율적으로 처리하기 위해서는 해당 업무를 담당하는 직원을 대상으로 변화관리가 이뤄져야 한다. 사용자가 쉽게 업무를 처리할 수 있도록 사용자 편리성이 높아질 경우 변화관리는 자연스럽게 이뤄질 수도 있다.
한 대기업의 업무혁신 담당 임원은 "단순히 그룹웨어를 모바일로 구현하는 것은 큰 의미가 없다"며 "새로운 비즈니스 가치를 창출할 수 있는 활용법을 찾은 후에 본격적인 도입에 나설 것"이라고 말했다.
모바일 오피스 도입에 따른 보안 정책도 중요하다. 보안 정책으로 단말기에 들어있는 데이터에 대한 삭제, 잠금, 인증 등 가장 기초적인 관리체계에 대한 방안 수립이 필요하다. 여기에 추가적으로 기존 내부 정보시스템에 적용하고 있는 관리체계까지 확장해 적용해야 한다.
최근에는 보안 수준을 유지하면서 사용자 편의성을 높이기 위한 방안도 제시되고 있다. 단말기에 설치된 데이터와 애플리케이션을 개인용과 업무용으로 구분해 방화벽을 설치하자는 것이다. 이를 통해 사용자 단말기의 특정 영역에 대해서는 기업의 보안관리 정책을 적용하지만, 그 외 데이터와 애플리케이션에 대해서는 사용자가 자유롭게 쓸 수 있다.
이외에 리스크 기반 단말기 관리 정책도 수립돼야 한다. 이 역시 모바일 단말기 사용자의 편의성을 보장하면서 관리 정책을 강화할 수 있도록 마련돼야 한다. 예를 들어 모바일 단말기에 모니터링 솔루션을 설치해 보안정책에 어긋나는 지를 파악하는 것이다. 이 솔루션은 기업 내 관리시스템과 지속적으로 데이터를 주고받아 보안을 위협하는 애플리케이션이 설치됐는지, 중요한 데이터가 외부로 유출됐는지 등을 모니터링 할 수 있게 해준다.
김정욱 액센츄어 전무는 "이제 기업들은 단순히 그룹웨어를 구현하기 위해 모바일 오피스를 도입하고 있지는 않고 있다"며 "최근에는 모바일을 통해 좀 더 다양한 가치를 창출하기 위해 다양한 모빌리티 전략을 마련하기 시작했다"고 말했다.
신혜권기자 hkshin@
◆사진설명 : 모바일 오피스 도입에 따른 시행착오를 줄이기 위해서는 업무 프로세스 변화 관리 등 체계적인 전사 모빌리티 전략이 필요하다. 사진은 최근 포스코가 스마트 오피스 개념을 적용해 개조한 인재혁신실 모습.
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