장기호 비즈니스온커뮤니케이션 대표
올 들어 신문에서 거의 매일 볼 수 있는 이슈 중 하나가 스마트폰이다. 이제 스마트폰은 트렌드의 중심에 서 있고 우리의 생활 방식과 비즈니스 방식에도 큰 영향을 주고 있다. 스마트폰의 확산으로 업무 처리속도는 더욱 가속화될 것이며 비즈니스 전반에도 변화가 올 것이다. 예를 들어 비즈니스맨은 `회사에 들어가서 확인하겠습니다'라는 말 대신 언제 어디서나 `즉시' 처리하고, `즉시' 정보에 접근하는 것이 당연해질 것이다. 이렇게 빠른 업무처리를 위해 업무 프로세스와 환경의 변화가 불가피하게 됐다.
말 그대로 언제 어디서나 일을 하고 정보를 즉시 파악하려면 업무자료를 온라인에서 접근할 수 있어야 하며, 이를 위해 전자문서가 확대돼야 한다. 전자문서라고 하면 아직도 친숙한 느낌이 들지 않는 것이 사실이다. 하지만 이미 십여년 전부터 비즈니스 문서는 컴퓨터로 작성돼 왔으니 기본은 이미 갖춰져 있는 셈이다. 전자파일을 만들고도 종이에 프린트하고, 종이 형태로 보관하는 것을 당연하게 여기던 관행에 물음표를 던질 시점인 것이다.
전자문서 중에서 널리 쓰이고 있는 것으로 전자세금계산서를 들 수 있다. 세금계산서라는 작은 종이를 전자파일로 주고받는 형태로 바꾼 것만으로도 도입기업들은 시간 절약, 비용 절약, 공간 절약, 관리의 편리성 등의 많은 이점을 누리고 있다. 전자세금계산서의 편리성을 경험해본 기업들은 다른 문서의 전자화에도 자연스레 눈길을 돌리고 있다.
세금계산서처럼 타 기업과 주고받으면서 양이 많은 문서로 계약서류를 들 수 있다. 계약서와 인감을 들고 방문하는데 기본적으로 시간과 노력이 소요된다. 본 문서 외에 첨부서류, 인지, 보증보험 등 부속 문서도 많다보니 보관하는 데도 많은 노력과 공간이 필요하다. 인지세 비용은 별도다. 계약을 한 후에는 서류 보관공간이 필요하고 나중에 서류를 찾는데도 만만치 않은 공이 든다. 이러한 계약절차를 전자계약으로 처리하면 생산성 차이는 비교할 수 없을 정도이다.
전자계약은 전자파일을 생성한 뒤 공인인증서를 통해 서명하고 전송하므로 오프라인으로 전달할 때보다 시간을 크게 단축시켜준다. 또 실시간으로 확인과 수정이 가능하며 오류를 바로 잡거나 서류를 추가하는 등의 작업도 온라인에서 이뤄져 시간을 줄여준다. 게다가 전자계약에 대해서는 전자서명법에 의해 인지세도 감면된다.
이같은 이점에 따라 정부는 조달청의 나라장터를 통해 정부기관의 계약 시 전자계약을 장려하고 있다. 조달청은 매년 전자계약 이용실적 우수기관을 선정하는 등 전자계약 이용을 독려하고 있는데, 계약 일체를 모두 전자계약으로 처리하는 기관도 늘어가고 있다. 이에 비해 일반기업은 전자계약 사용이 일부에 편중돼 있는 것이 현실이다.
비즈니스온커뮤니케이션이 올해 초 전자세금계산서 이용고객을 대상으로 조사한 바에 따르면, 전자계약 이용 경험이 없는 곳이 2/3에 달하고 있다. 이처럼 기업의 전자계약 적용률이 높지 않은 것은 수억원 이상이 소요되는 솔루션 위주로 보급됐기 때문이다. 전자계약 솔루션은 대기업의 전유물이었던 셈이다. 당사의 조사에서도 자체 전자계약 솔루션을 보유하고 있지 않은 기업이 2/3를 차지하는 것으로 나타났다.
이처럼 전자계약의 대중화에 걸림돌이던 고가의 솔루션 대신 대중화의 길을 활짝 연 것이 건당 이용료로 사용할 수 있는 온라인애플리케이션임대(ASP) 서비스이다. 특히 전사적자원관리(ERP) 시스템과 연동하고 데이터 보안이 강화되는 등 자체 솔루션의 장점을 제공하는 ASP 서비스가 등장하면서 기업들의 관심이 더 커지고 있다. 적은 비용부담에 짧은 구축기간은 기본인데다 내부 시스템과 연동하는 이점까지 전자계약 ASP 서비스가 제공하고 있기 때문이다. 이처럼 저렴한 비용으로 이용할 수 있는 전자계약 서비스의 등장으로 종이 계약서가 과거의 유물이 돼버릴 날도 멀지 않았다.
즉시 접속하고, 즉시 처리하는 속행, 속결의 시대. 이제 당연하게 여겨오던 업무 프로세스의 재검토가 필요하다. 계약의 경우만 해도 종이에 프린트하고 도장찍고 서류 보관함에 두툼하게 쌓아오던 것이 더 이상 당연하지 않은 시대가 온 것이다. 지금 계약서 처리에 얼마나 시간과 비용이 소요되는지, 꼭 그렇게 해야만 하는지 되짚어 볼 필요가 있다.
말 그대로 언제 어디서나 일을 하고 정보를 즉시 파악하려면 업무자료를 온라인에서 접근할 수 있어야 하며, 이를 위해 전자문서가 확대돼야 한다. 전자문서라고 하면 아직도 친숙한 느낌이 들지 않는 것이 사실이다. 하지만 이미 십여년 전부터 비즈니스 문서는 컴퓨터로 작성돼 왔으니 기본은 이미 갖춰져 있는 셈이다. 전자파일을 만들고도 종이에 프린트하고, 종이 형태로 보관하는 것을 당연하게 여기던 관행에 물음표를 던질 시점인 것이다.
전자문서 중에서 널리 쓰이고 있는 것으로 전자세금계산서를 들 수 있다. 세금계산서라는 작은 종이를 전자파일로 주고받는 형태로 바꾼 것만으로도 도입기업들은 시간 절약, 비용 절약, 공간 절약, 관리의 편리성 등의 많은 이점을 누리고 있다. 전자세금계산서의 편리성을 경험해본 기업들은 다른 문서의 전자화에도 자연스레 눈길을 돌리고 있다.
세금계산서처럼 타 기업과 주고받으면서 양이 많은 문서로 계약서류를 들 수 있다. 계약서와 인감을 들고 방문하는데 기본적으로 시간과 노력이 소요된다. 본 문서 외에 첨부서류, 인지, 보증보험 등 부속 문서도 많다보니 보관하는 데도 많은 노력과 공간이 필요하다. 인지세 비용은 별도다. 계약을 한 후에는 서류 보관공간이 필요하고 나중에 서류를 찾는데도 만만치 않은 공이 든다. 이러한 계약절차를 전자계약으로 처리하면 생산성 차이는 비교할 수 없을 정도이다.
전자계약은 전자파일을 생성한 뒤 공인인증서를 통해 서명하고 전송하므로 오프라인으로 전달할 때보다 시간을 크게 단축시켜준다. 또 실시간으로 확인과 수정이 가능하며 오류를 바로 잡거나 서류를 추가하는 등의 작업도 온라인에서 이뤄져 시간을 줄여준다. 게다가 전자계약에 대해서는 전자서명법에 의해 인지세도 감면된다.
이같은 이점에 따라 정부는 조달청의 나라장터를 통해 정부기관의 계약 시 전자계약을 장려하고 있다. 조달청은 매년 전자계약 이용실적 우수기관을 선정하는 등 전자계약 이용을 독려하고 있는데, 계약 일체를 모두 전자계약으로 처리하는 기관도 늘어가고 있다. 이에 비해 일반기업은 전자계약 사용이 일부에 편중돼 있는 것이 현실이다.
비즈니스온커뮤니케이션이 올해 초 전자세금계산서 이용고객을 대상으로 조사한 바에 따르면, 전자계약 이용 경험이 없는 곳이 2/3에 달하고 있다. 이처럼 기업의 전자계약 적용률이 높지 않은 것은 수억원 이상이 소요되는 솔루션 위주로 보급됐기 때문이다. 전자계약 솔루션은 대기업의 전유물이었던 셈이다. 당사의 조사에서도 자체 전자계약 솔루션을 보유하고 있지 않은 기업이 2/3를 차지하는 것으로 나타났다.
이처럼 전자계약의 대중화에 걸림돌이던 고가의 솔루션 대신 대중화의 길을 활짝 연 것이 건당 이용료로 사용할 수 있는 온라인애플리케이션임대(ASP) 서비스이다. 특히 전사적자원관리(ERP) 시스템과 연동하고 데이터 보안이 강화되는 등 자체 솔루션의 장점을 제공하는 ASP 서비스가 등장하면서 기업들의 관심이 더 커지고 있다. 적은 비용부담에 짧은 구축기간은 기본인데다 내부 시스템과 연동하는 이점까지 전자계약 ASP 서비스가 제공하고 있기 때문이다. 이처럼 저렴한 비용으로 이용할 수 있는 전자계약 서비스의 등장으로 종이 계약서가 과거의 유물이 돼버릴 날도 멀지 않았다.
즉시 접속하고, 즉시 처리하는 속행, 속결의 시대. 이제 당연하게 여겨오던 업무 프로세스의 재검토가 필요하다. 계약의 경우만 해도 종이에 프린트하고 도장찍고 서류 보관함에 두툼하게 쌓아오던 것이 더 이상 당연하지 않은 시대가 온 것이다. 지금 계약서 처리에 얼마나 시간과 비용이 소요되는지, 꼭 그렇게 해야만 하는지 되짚어 볼 필요가 있다.
